Seitenzahlen in PDF einfügen und feinjustieren

Sie haben ein umfangreiches PDF-Dokument, das mit Seitenzahlen ergänzt werden soll? Mit Adobe Acrobat können Sie Seitenzahlen in ein bestehendes PDF-Dokument einfügen. Dabei kann der Benutzer Aussehen, Inhalt und Stand der Nummerierung selbst festlegen. Mit der Acrobat-eigenen Funktion erstellte Seitenzahlen lassen sich nachträglich korrigieren bzw. wieder löschen.

Videotutorial

Inhalt

• PDF-Seitenzahlen innerhalb der Kopf- und Fußzeilen
• Seitenzahlen in ein PDF einfügen
• Inhalte der Seitenzahlen
• Feinjustierung der PDF-Seitenzahlen
• Vorschaumöglichkeit und Einstellungen speichern
• Seiten- und Dokumentauswahl
• Ausgabeoptionen
• Korrektur der PDF-Seitenzahlen
• Zweiseitiges Dokument mit wechselndem Stand
• Offline-Tools zum Einfügen von PDF-Seitenzahlen
• Online-Tools

Seitenzahlen innerhalb der Kopf- und Fußzeilen

Adobe Acrobat verwaltet die Seitenzahlen innerhalb der Kopf- und Fußzeilenfunktion. Somit sind die Seitenzahlen Bestandteil einer Kopf- bzw. Fußzeile und können dort beispielsweise um den Begriff „Seite“ oder um andere Textteile ergänzt werden. Auch die Bates-Nummerierung ist Bestandteil einer Kopf- bzw. Fußzeile und ergänzt die Nummerierungsart von PDF-Seiten.

Seitenzahlen in ein PDF einfügen

Um ein PDF zu paginieren, wählen Sie bei geöffnetem Dokument den Befehl PDF bearbeiten, den sie in der rechten Werkzeugleiste finden. Alternativ klicken Sie auf den Reiter Werkzeuge und suchen hier PDF bearbeiten heraus. Nun blendet Adobe Acrobat automatisch im Kopf des PDF die sekundäre Werkzeugleiste ein. Klicken Sie hier auf den Befehl Kopf- und Fußzeile und dann auf Hinzufügen.

Im sich nun öffnenden Dialog Kopf- und Fußzeile hinzufügen lassen sich alle weiteren Einstellungen vornehmen. Beginnen Sie bei Schrift mit der Schriftart, Schriftgröße und Farbe, die sie hier festlegen. Rechts daneben finden Sie Einstellungsmöglichkeiten zum Rand. Die Angaben werden in Millimeter definiert und bestimmen den Abstand zwischen dem Papierrand und der Pagina. Natürlich ist für die Platzierung nur der Wert relevant, der auch benötigt wird. Wer also nur oben eine Textzeile bzw. Pagina platzieren will, muss sich um den Wert bei Unten keine Gedanken machen.

Inhalte der PDF-Seitenzahlen

In die Felder Kopfzeilentext respektive Fußzeilentext gehören die Inhalte, die auf der Seite platziert werden sollen. Wer also nur die Pagina erzeugen möchte, klickt zunächst in das betreffende Feld, also zum Beispiel in das Feld Kopfzeilentext links oder Fußzeilentext rechts. Somit weiß Acrobat, an welcher Stelle er den folgenden Platzhalter setzen muss. Nun klickt man auf den Befehl Seitenzahlen einfügen unterhalb der Felder, und der Platzhalter für die Seitenzahl wird eingefügt. Wer zur Seitenzahl noch den Begriff Seite benötigt, tippt das Wort an die entsprechende Stelle dazu ein. Auch Kombinationen sind möglich. Sie können also Platzhalter für das Datum, die Seitenzahl sowie ergänzenden Text in ein Feld eintragen.

Das aktuelle Datum ließe sich ebenfalls mit einem Platzhalter einfügen. Dazu aktiviert man das betreffende Feld und klickt auf den Befehl Datum einfügen. Die Schreibweise von Seitenzahl und Datum lässt sich wie folgt beeinflussen.

Feinjustierung der PDF-Seitenzahlen

Mit einem Klick auf Format für Seitenzahlen und Datum: am rechten Fensterrand können Sie die Feinjustierung bzw. Schreibweisen von Datum und Seitenzahl vornehmen. Beim Datumsformat können Sie zwischen vielen verschiedenen Schreibweisen wählen, und auch bei der Seitenzahl bietet Adobe Acrobat mehrere Möglichkeiten. Wichtig ist an dieser Stelle auch die Möglichkeit, die erste Seitenzahl, also den Start der Nummerierung festzulegen – in InDesign auch unter dem Begriff Kapitelstart bekannt. Die Schreibweisen von Datum und Seitenzahl lassen sich übrigens für jedes Fenster separat einstellen. So können Sie beispielsweise auf der linken Seite die Seitenzahl mit „1 von n“ festlegen, für die Pagina auf der rechten Seite nur mit „1“. Wichtig ist hier die Reihenfolge: Legen Sie zuerst über den Befehl Format für Seitenzahlen und Datum… die gewünschte Schreibweise fest, schließen Sie den Dialog, klicken Sie dann in das Feld und dann erst auf Datum einfügen respektive Seitenzahl einfügen.

Vorschaumöglichkeit und Einstellungen speichern

Wer seine Einstellungen auch optisch kontrollieren möchte, kann die Vorschau seines Tuns im unteren Bereich des Dialogs nutzen. Hier setzt Adobe Acrobat die eingegebenen Werte und Inhalte optisch um, was gerade für die Platzierung der Seitenzahlen auf vollen Seiten hilfreich ist.

Übrigens können Sie sämtliche Voreinstellungen, die Sie hier vornehmen, auch gesammelt speichern und so jederzeit und schnell wieder darauf zugreifen und anderen PDF-Dokumenten zuweisen. Dazu klickt man nach getaner Arbeit im selbigen Dialog rechts oben auf den Befehl Einstellungen speichern und vergibt einen sinnvollen Namen. Benötigt man die Einstellungen wieder, öffnet man den Dialog und greift direkt zu Beginn oben im Dialog bei Gespeicherte Einstellungen auf den Namen und die zugehörigen Einstellungen zu.

Seiten- und Dokumentauswahl

Direkt über dem Vorschaubereich am rechten Fensterrand finden Sie den Befehl Optionen für Seitenbereich. Hierüber legt der Anwender fest, ob Acrobat nur bestimmte oder alle Seiten des geöffneten PDF paginiert.

Am unteren Ende des Dialogs finden Sie den Befehl Auf mehrere Dateien anwenden. Klickt man hierauf, landet man in einer Art Übersicht und kann über den Befehl Dateien hinzufügen weitere, geöffnete oder ungeöffnete PDF-Dokumente aufnehmen und gleich mit paginieren. Die aufgenommenen PDF-Dateien erscheinen dann in der Liste. Im Beispiel bleiben wir bei unserem PDF und klicken in der Liste auf den betreffenden Namen.

Ausgabeoptionen

Die Ausgabeoptionen sind die letzte Station, um in ein PDF Seitenzahlen einfügen zu können. Legen Sie in der Kategorie Zielordner fest, wie mit dem neu paginierten PDF verfahren werden soll. Soll es im gleichen Ordner abgelegt werden wie das Original (Beim Start ausgewählter Ordner), soll es in einem beliebigen Ordner abgelegt werden (Ordner auf meinem Computer) oder soll es gar nicht automatisch gespeichert werden (Änderungen nicht speichern)?

In der Kategorie Dateibenennung bestimmen Sie, ob der Originalname beibehalten wird oder ob Sie mit Namensergänzungen arbeiten wollen und ob die vorhandene Datei gegebenenfalls überschrieben werden soll. Nun sind alle Einstellungen getroffen. Nach der Bestätigung des Dialogs startet Acrobat mit der automatischen Paginierung und platziert die gewünschten Daten auf den Seiten.

Korrektur der PDF-Seitenzahlen

Wer sich vertan hat und die Daten korrigieren bzw. wieder entfernen möchte, kann das ebenfalls über die sekundäre Werkzeugleiste bei Kopf- und Fußzeile. Hier finden Sie den Befehl Entfernen, der alle über die Kopf- und Fußzeilenfunktion platzierten Texte in einem Schwung löschen kann. Sie finden hier aber auch den Befehl Aktualisieren, mit dem Sie erneut in den Dialog mit allen Eingabefeldern tauchen und Änderungen bzw. Korrekturen vornehmen können. Wer bei bereits bestehenden Seitenzahlen erneut den Befehl Hinzufügen wählt, wird gefragt, ob er ergänzen oder ersetzen will.

Zweiseitiges Dokument mit wechselndem Stand

Wer ein mehrseitiges PDF-Dokument hat und auf die linken Seiten die gerade Seitenzahl links am Rand platzieren möchte sowie auf den rechten, ungeraden Seiten die Seitenzahl rechts am Rand, muss in zwei Schritten vorgehen. Handelt es sich um ein PDF, das mit einer linken Seite startet, verfährt man folgendermaßen: Im Dialog platziert man die linke Seitenzahl am linken Rand, wählt die Startseite und legt fest, dass man nur die ungeraden Seiten paginieren möchte – für Acrobat ist die linke Seite eine ungerade, weil diese die erste Seite ist. Man bestätigt und lässt die Seitenzahlen generieren. Anschließend wählt man wieder Kopf- und Fußzeile hinzufügen, bestätigt den Dialog mit Neu hinzufügen, platziert eine weitere Seitenzahl rechts und lässt diese nur auf den geraden Seiten generieren.

Offline-Tools zum Einfügen von PDF-Seitenzahlen

Wer Adobe Acrobat nicht sein eigen nennt und/oder lieber mit Alternativen arbeitet, findet diverse Programme, die diese kleine, aber effektive Ergänzung ebenfalls vornehmen. Dazu zählen unter anderem PDF XChange, PDF Elements oder PDF Expert.

Online-Tools

Das Einfügen von Seitenzahlen ist technisch gesehen eine relativ unspektakuläre Funktion und wird deswegen nicht nur von kostenpflichtigen Programmen, sondern auch von diversen kostenlosen Online-Tools angeboten. Wie immer, wenn wir Daten in die Cloud eines Anbieters laden, verlassen wir uns auf dessen Versprechen, sorgfältig damit umzugehen. Die Sorgfalt beginnt bei der Sicherheit der verwalteten Daten und endet mit dessen Löschen nach einer zuvor angegebenen Zeitspanne. Wer mit sensiblen Inhalten arbeitet, sollte sich über dieses Sicherheitsrisiko bewusst sein.

Der Anbieter ilovepdf bietet das Hinzufügen von Seitenzahlen in ein PDF auf seiner Webseite kostenlos an; und die Einstellungsmöglichkeiten des Anwenders erscheinen übersichtlich und ausreichend. Zwar ist es nicht möglich, die exakte Größe des Randes einzugeben, aber Stand, Ausrichtung, Text und Format sind wählbar und das Generieren funktioniert schnell und reibungslos.

Auch die bekannten PDF24 Tools verrichten ihre Arbeit gewissenhaft, das passende Tool fügt auf Wunsch Seitenzahlen in das PDF-Dokument ein. Zwar erscheint das Look-and-Feel nicht ganz so aktuell, aber Schreibweise, Format, Position und sogar Farbe oder eine Rotation lassen sich einstellen, was dem Anwender beim Wunsch nach einer gestürzten Seitenzahl in die Karten spielt.

Soda PDF sowie CleverPDF bieten ebenfalls eine kostenlose Möglichkeit, Seitenzahlen in ein PDF einzufügen. Die Einstellungsmöglichkeiten sind hier allerdings etwas begrenzter, aber in der Regel immer noch völlig ausreichend.