PDF-Schreibschutz entfernen und generieren – so einfach geht’s!

Inhaltsverzeichnis

• Video: PDF-Schreibschutz entfernen
• Basics zum PDF-Schreibschutz 
• Unterschied zwischen Benutzer- und Berechtigungskennwort
• PDF-Schreibschutz entfernen, mit und ohne Kennwort
• Schreibschutz erstellen
• Sicherheitseinstellungen entfernen
• Mit anderen Produkten Schreibschutz erstellen
• PDF-Schreibschutz entfernen mit Online-Diensten

Video: Schreibschutz entfernen

Basics zum PDF-Schreibschutz

Sie wollen den PDF-Schreibschutz entfernen? Ob Sie ein PDF schützen oder einen Schutz aufheben wollen – zunächst klären wir ein paar grundsätzliche Begriffe: Wer sein PDF vor unautorisierten Betrachtern schützen möchte, arbeitet mit einem Schreibschutz. Der Begriff Schreibschutz ist hier allerdings eher umgangssprachlich zu verstehen und auch etwas irreführend, da es sich nicht zwingend und auch nicht ausschließlich um den Schutz vor Änderungen am Dokument handelt.

Innerhalb des Schreibschutzes können Sie auch bestimmen, ob Ihr Dokument nur mit Passwort geöffnet werden kann oder wie es sich mit dem Drucken verhält. Sie können bestimmte Vorgänge komplett unterbinden oder sie nur nach Eingabe des Passworts ermöglichen – je nachdem, wie es in Ihre Arbeitsabläufe passt.

Acrobat bezeichnet die Einstellungen rund um den Schreibschutz als ein PDF durch Kennwörter schützen. Für die vorgestellten Funktionen benötigen Sie die Vollversion von Adobe Acrobat oder alternative Software; der Reader bietet dafür keine Möglichkeiten.

Unterschiede zwischen Benutzer- und Berechtigungskennwort

Grundsätzlich unterscheidet Adobe Acrobat zwischen dem Benutzerkennwort bzw. dem Öffnen-Kennwort und dem Berechtigungskennwort (auch Hauptkennwort genannt). Das Benutzerkennwort benötigt man zum Öffnen des PDF – wenn die Sicherheitseinstellungen entsprechend vorgenommen wurden. Durch das Berechtigungskennwort schränkt der PDF-Inhaber bestimmte Rechte des Benutzers wie das Drucken oder das Kopieren von Inhalten ein. Um diese Berechtigungen zu ändern oder aufzuheben, also den PDF-Schreibschutz zu entfernen, ist immer das Berechtigungskennwort nötig.

Optischer Unterschied

Ob ein PDF mit einem Benutzerkennwort zum Öffnen oder »nur« mit einem Berechtigungskennwort geschützt ist, lässt sich bereits erkennen, wenn Sie die Datei auf dem Finder betrachten. Ein PDF, das sich nur mit einem Kennwort öffnen lässt, zeigt sich mit einem Schloss, und auch in der Zeile Sicherheit erfahren wir den Zustand. Ein PDF, bei dem bestimmte Funktionen beschränkt sind, weist das Schloss in der Vorschau nicht auf.

PDF-Schreibschutz entfernen

PDF-Schreibschutz mit Kennwörtern entfernen

Sie erhalten ein PDF sowie das eine oder die zwei zugehörigen Kennwörter und verfügen über Adobe Acrobat? Perfekt. Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat und geben Sie zunächst das Benutzerkennwort ein, das zum Öffnen notwendig ist. Wenn das PDF nur mit dem Berechtigungskennwort geschützt ist, müssen Sie beim Öffnen noch nichts eingeben. Rufen Sie aus dem Menü Datei den Dialog Eigenschaften auf (Befehl D) und aktivieren Sie den Reiter Sicherheit. Wählen Sie hier Keine Sicherheit und tragen Sie jetzt das Berechtigungskennwort ein – fertig. Sämtliche Funktionen sind nun freigeschaltet.

PDF Schreibschutz ohne Kennwörter entfernen

Sie erhalten ein PDF, wollen den PDF-Schreibschutz entfernen, verfügen aber nicht über die Kennwörter, beispielsweise weil es ihr eigenes PDF ist und sie die Kennwörter vergessen haben? Hier gibt es eine gute und eine schlechte Nachricht. Wenn das PDF mit einem Benutzerkennwort geschützt ist, welches zum Öffnen des PDF notwendig ist, stehen die Chancen sehr gering. Ein auf diese Weise schreibgeschütztes PDF ist erst einmal nicht zu öffnen.

Handelt es sich allerdings um ein PDF, dass sich ohne Kennwort öffnen lässt und lediglich Berechtigungseinschränkungen aufweist, ist nur ein kleiner Umweg möglich, um diese Beschränkungen aufzuheben. Ob das eine gute oder schlechte Nachricht für die Acrobat-Anwender ist, sei dahingestellt – in jedem Fall sollte man auch als PDF-Ersteller von diesen Umwegen wissen.

Öffnen mit einem Webdienst

Da ist zunächst die Möglichkeit, das PDF mit einem der Web-Dienste zu öffnen. Ob SmallPDF oder iLovePDF – einige Online-Anbieter von PDF-Funktionen bieten einen eigenen Befehl an, um geschützte PDF-Dokumente hochzuladen und den Schutz dabei direkt auszuhebeln. Während der eine Anbieter immerhin noch vor illegaler Passwortentfernung warnt, will der andere erst gar nichts davon wissen. Gut für die Benutzer, die dringend ein PDF bearbeiten müssen – schlecht für die Anwender, die ein PDF aus gutem Grund mit einem Bearbeitungsschutz geschützt haben.

Mit folgenden Online-Diensten können Sie einen PDF-Schreibschutz entfernen:

https://smallpdf.com/de
https://www.sejda.com/de
https://www.ilovepdf.com/de
https://online2pdf.com
https://www.cleverpdf.com/de
https://www.pdf2go.com/de
https://www.pdfzorro.com/hl-de/pdf-bearbeiten/

Schwachstelle Drucken

Die Erlaubnis zum Drucken des PDF ist die Achillesferse beim Schreibschutz. Wenn der PDF-Ersteller diverse Beschränkungen wie das Kopieren oder Bearbeiten unterbindet, aber den Druck des PDF erlaubt, lassen sich die Beschränkungen relativ leicht umgehen:

• Ziehen Sie das PDF in ein Browserfenster wie beispielsweise Google Chrome.
• Öffnen Sie dann das Druckmenü.
• Wählen Sie als Ziel Als PDF speichern und drucken Sie so in ein neues PDF.
• Im neuen PDF sind die Beschränkungen dann nicht mehr vorhanden.

Schreibschutz erstellen

Sehen wir uns nun an, wie man einen Schreibschutz erstellt. Um ein PDF zu schützen, bietet Acrobat verschiedene Wege an – letztlich ist das Ergebnis aber das gleiche. Verwenden Sie den Weg, der für Ihre Praxis am geeignetsten ist.

1. Menü Datei: Schützen
   Im Menü Datei finden Sie den Befehl Mit Kennwort schützen.  Zeigt sich der Befehl ausgegraut, ist das PDF bereits geschützt.
2. Werkzeuge: Schützen
   Sie klicken auf den Reiter Werkzeuge und hier auf das Werkzeug Schützen.
3.  Menü Datei: Eigenschaften
   Wählen Sie aus dem Menü Datei die Eigenschaften und klicken Sie hier auf den Reiter Sicherheit.

1. Schreibschutz über das Menü und den Befehl Schützen

Wer den ersten Weg über den Befehl Mit Kennwort schützen aus dem Menü Datei geht, hat die Wahl zwischen Wird anzeigt und Wird bearbeitet. So unterscheidet Acrobat zwischen den beiden Kennwörtern. Klicken Sie auf Wird angezeigt, legen Sie das Kennwort zum Öffnen (bzw. zum Anzeigen) des PDF fest. Wenn Sie Wird bearbeitet anklicken, legen Sie das Berechtigungskennwort fest.

Wenn Sie also lediglich ein Kennwort zum Öffnen des PDF festlegen möchten, aktivieren Sie hier Wird angezeigt und geben Sie zweimal das Kennwort ein. Ab sofort benötigt man dieses Kennwort, um das PDF zu öffnen. Wer dieses Kennwort hat und das PDF öffnen kann, hat dann keinerlei weitere Beschränkungen bei der Arbeit.

Möchten Sie allerdings auch Rechte beschränken, klicken Sie im Dialog auf Wird bearbeitet. Auch hier erfolgt die Eingabe sowie die Bestätigung des Kennworts. Die Information über die Aktivierung des Bearbeitungsschutzes erscheint rechts unten. Wer jetzt die Details für die Beschränkungen vornehmen möchte, wählt am unteren Rand den Befehl Erweiterte Funktionen. Wählen Sie hier Verschlüsselung mit Kennwort aus und Sie gelangen zu den Kennwortschutz Einstellungen, die wir unter Punkt 2 genauer betrachten.

2. Schreibschutz mit dem Werkzeug Schützen

Falls das Werkzeug Schützen bereits in der am rechten Rand befindlichen Werkzeugleiste auftaucht, klicken Sie dort darauf. Alternativ klicken Sie auf den Reiter Werkzeuge im Kopf des PDF und suchen das Werkzeug Schützen. Im Kopf des PDFs erscheint daraufhin die sekundäre Werkzeugleiste. Hier finden Sie Befehle wie Mit Kennwort schützen oder auch die gesamte Richtlinienverwaltung zum Schützen des PDF. Sie können nämlich auch Einstellungen zum Schreibschutz in einer Richtlinie sammeln und dann nur noch die Richtlinie auswählen und anwenden.

Durch einen Klick auf mit Kennwort schützen erscheint der Dialog zur Eingabe von Benutzerkennwort oder Berechtigungskennwort, den Sie bereits aus Punkt 1 kennen.

Unter dem Befehl Erweiterte Optionen finden Sie einige Einstellungsmöglichkeiten mehr. Sie können hierüber Sicherheitsrichtlinien erstellen, verwalten und zuweisen. In einer Sicherheitsrichtlinien sind alle möglichen Vorgaben zum Schreibschutz gesammelt. Um eine solche Richtlinie anzulegen, wählen Sie den Befehl Sicherheitsrichtlinie verwalten und klicken auf Neu; wer bereits erstellte Richtlinien ändern oder löschen möchte, ist hier auch an der richtigen Stelle.

Für ein neue Richtlinie entscheiden wir als erstes zwischen der Verschlüsselung mit Kennwörtern oder mit Zertifikaten – für unseren Fall wählen wir das Kennwort. Im nächsten Schritt benennen wir die Richtlinie und fügen bei Bedarf auch eine Beschreibung hinzu, mit der wir die Richtlinie und deren Inhalt leicht identifizieren können. Mit dem Befehl Kennwörter mit der Richtlinie speichern wird das eingegebene Kennwort zusammen mit der Richtlinie gespeichert, und bei einer erneuten Zuweisung der Richtlinie müssen die Angaben nicht wiederholt werden.

Die Berechtigungsdetails einstellen

Nur erscheint das eigentliche Fenster, in dem Sie alle Einstellungen rund um den Kennwortschutz vornehmen. Das Fenster ist dreigeteilt. Im oberen Bereich handelt es sich um Optionen zum Öffnen des Dokuments, in der Mitte um Berechtigungen und im unteren Teil um weitere Optionen.

Tragen Sie im oberen Bereich das Kennwort zum Öffnen des Dokuments ein – die farbigen Rechtecke rechts zeigen Ihnen live an, wie stark Ihr Passwort ist. Bei diesem Passwort handelt es sich um das Benutzerkennwort.

Jetzt folgen die detaillierten Berechtigungseinstellungen. Durch die Aktivierung des Befehls Einschränkung für Bearbeiten und Drucken des Dokuments > Kennwort zum Ändern dieser Berechtigungseinstellungen erforderlich können Sie nun darunter auswählen, welche Möglichkeiten der Benutzer bezüglich des Druckens und auch der Bearbeitung hat. So können sie zum Beispiel bestimmen, dass er nur niedrig aufgelöst drucken, aber keine Änderungen ausführen darf.

Im unteren Teil des Dialogs haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Sicherheit wie zum Beispiel das Verschlüsseln von Dateianlagen oder auch die Kompatibilität – je neuer die PDF-Version, umso höher die Verschlüsselungsebene.

Anschließend tragen Sie ein Berechtigungskennwort ein, das nicht identisch mit dem Öffnen-Kennwort sein darf. Wir müssen nun beide Passwörter zur Sicherheit noch einmal bestätigen, und fertig ist die neue Sicherheitsrichtlinie. Mit einem Klick auf Auf Dokument anwenden weisen wir jetzt unsere Sicherheitseinstellungen dem aktuellen PDF zu.

Die Richtlinie erscheint nun ab sofort in der sekundären Werkzeugleiste im Aufklappmenü des Befehls Erweiterte Optionen. Jedes Mal, wenn Sie ein PDF schützen möchten, wählen Sie aus diesem Menü einfach nur den Namen der Richtlinie aus, und das PDF wird automatisch mit den enthaltenen Einstellungen geschützt.

3. Schreibschutz über das Menü und Datei

In den Eigenschaften im Reiter Sicherheit finden Sie ebenfalls Optionen zum Schreibschutz. Hier können Sie ähnlich wie über die sekundäre Menüleiste einen Kennwortschutz auswählen und über Einstellungen ändern die genauen Vorgaben festlegen. Bereits zugewiesene Sicherheitseinstellungen können Sie hier ablesen und per Klick auf Details anzeigen auch genauer betrachten. Um Einstellungen vorzunehmen, wählen Sie zuerst die Art des Schutzes, in unserem Fall den Kennwortschutz. Klicken Sie dann auf Einstellungen ändern, um die Sicherheitseinstellungen vorzunehmen. Sie landen nun im gleichen Dialog, den Sie aus Punkt 2 kennen und können hier die einzelnen Berechtigungen vornehmen.

Sicherheitseinstellungen entfernen

Wie bereits gehört, kann man den Schutz aus seinem aktuell geöffnetes PDF wieder aufheben, indem man einfach im gleichen Fenster Eigenschaften im Reiter Sicherheit bei Sicherheitssystem Keine Sicherheit auswählen – eine Kennwortabfrage erfolgt zunächst nicht. Doch keine Sorge, die Kennwortabfrage erfolgt dann, wenn das PDF einmal geschlossen und wieder geöffnet wurde. Wer also sein PDF mit dem Schreibschutz weitergibt, kann sichergehen, dass der Empfänger den Schreibschutz bzw. die Berechtigungseinstellungen nicht ohne das entsprechende Passwort aufheben kann.

Mit anderen Produkten PDF-Schreibschutz erstellen

Neben Adobe Acrobat gibt es diverse andere Lösungen, mit denen sich ein PDF schützen lässt. Hier unterscheidet man zwischen Offline- und Online-Lösungen. Die Offline-Lösungen sind Software-Produkte wie zum Beispiel PDFelements von wondershare, die der Benutzer auf seinem Rechner installiert. Je nach Hersteller und Produkt findet man dann vergleichbare Lösungen zur Berechtigung oder auch zum passwortgeschützten Öffnen des Dokuments vor.

Bei den Online-Lösungen handelt es sich um Web-Dienste wie zum Beispiel cleverpdf, die in der Regel kostenlos eine bestimmte Auswahl von Funktionen rund um das PDF anbieten. Dafür muss das PDF-Dokument auf die Website bzw. auf den Server des Anbieters hochgeladen werden. Dort wird es bearbeitet und abschließend wieder heruntergeladen. Diese Vorgehensweise ist häufig praktisch und kostenlos, beinhaltet aber auch immer das Risiko einer Datenweitergabe, die für sensible Daten beachtet werden sollte.

Folgende Online-Dienste eignen sich dazu, einen PDF-Schreibschutz zu erstellen:

https://smallpdf.com/de
https://www.sejda.com/de
https://www.ilovepdf.com/de
https://online2pdf.com
https://www.cleverpdf.com/de
https://www.pdf2go.com/de
https://www.pdfzorro.com/hl-de/pdf-bearbeiten/

Schreibschutz von Online-Diensten mit Acrobat öffnen

Je nach Anbieter kann es auch sein, dass die Funktionalität mit Acrobat fast identisch ist. So bietet beispielsweise PDF2Go ebenfalls das Passworteingabe zum Öffnen sowie ein Passworteingabe für bestimmte Berechtigungen an, und die Informationen in Acrobat bezüglich des PDF-Schutzes lassen keinen Unterschied erkennen. Auch das Entfernen eines in PDF2Go gesetzten Schutzes lässt sich in Acrobat entfernen. Üblicherweise arbeiten die Online-Dienste mit der 128-bit AES Verschlüsselung, mit der auch Acrobat arbeitet.