Interaktive PDF-Dokumente wie ein Formular sind für den Anwender überaus praktisch, weil sie das Übermitteln von Daten erheblich erleichtern können. Damit der Nutzer online einen Mitgliedsantrag, eine Spesenabrechnung oder einen Bestellzettel ausfüllen kann, braucht es eine PDF-Formulardatei mit digital ausfüllbaren Formularfeldern. Ein solches PDF-Formular kann vom Benutzer per Mausklick gedruckt oder versendet werden. Auch das automatische Auslesen der Formulardaten aus einem PDF-Dokument ist möglich. Damit Sie die Vorteile von interaktiven Formularen nutzen können, zeigen wir Ihnen, wie Sie am einfachsten ein PDF-Formular erstellen.
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Inhaltsverzeichnis
- PDF-Formular erstellen mit Textverarbeitungsprogrammen
- PDF-Formular mit Adobe InDesign erstellen
- Adobe Acrobat: So wird aus einem PDF ein interaktives PDF-Formular
- Alternativen zu Acrobat
PDF-Formular erstellen mit Textverarbeitungsprogrammen
Layout vorbereiten mit Microsoft Word
Wenn Sie ein interaktives PDF-Formular erstellen möchten, führen mehrere Wege zum Ziel. Beginnen wir mit dem Allrounder Microsoft Word. Das Programm verfügt über Formularfunktionen und ermöglicht mithilfe der Entwicklertools interaktive Formulare zu bauen, die der Anwender später ausfüllen kann. Allerdings ist man nach dem Export und Konvertieren des Dokuments schnell ernüchtert: Die Interaktivität beim Konvertieren in das PDF-Format geht wieder verloren. So lässt sich also mit Word nur das Layout vorbereiten. Die ausfüllbaren Formularfelder müssen aber in Acrobat oder in einer, in der Regel kostenpflichtigen, alternativen Software wieder hinzugefügt werden.
Export aus OpenOffice und LibreOffice
Die kostenlosen Textverarbeitungsprogramme OpenOffice und LibreOffice erlauben ebenfalls die Vergabe von Formularfeldern, die sich ausfüllen lassen. Im Gegensatz zu Word gelingt es mit diesen Programmen, dass die Interaktivität beim Konvertieren in das PDF-Format erhalten bleibt. Hat man also damit ein hübsches PDF-Formular erstellt, steht der interaktiven Nutzung des Formulars nichts im Weg.
PDF-Formular mit Adobe InDesign erstellen
Hilfreicher ist Adobe InDesign: Hier können Sie nicht nur das Layout der Datei und das Erscheinungsbild für das Formular vorbereiten. Das Programm erlaubt es auch, interaktive Formularfelder hinzuzufügen, die beim Überführen des Dokuments in das PDF-Format erhalten bleiben. Durch Hinzufügen und Bearbeiten von Formularfeldern können Sie so eine entsprechende PDF-Datei erstellen. Nutzen Sie dafür die Palette Schaltflächen und Formulare, die Sie im Menü unter Fenster unter Interaktiv finden. In der zugehörigen Symbolleiste finden Sie Textfelder, aber auch Kontrollkästchen, Listenfelder oder Optionsfelder.
Ist man mit seinem Ergebnis zufrieden, exportiert man das Dokument. Doch Achtung, das geht nicht auf den üblichen Weg über Datei Adobe PDF Vorgaben. Sie können das interaktive Dokument über den Befehl Exportieren speichern. Wählen Sie einfach im nächsten Schritt als Format das Adobe PDF (interaktiv) aus. Öffnet man nun das PDF in Acrobat oder dem Reader, bleibt die Funktionalität der Formatfelder erhalten.
Adobe Acrobat: So wird aus einem PDF ein interaktives PDF-Formular
Sie können natürlich auch aus einem bestehenden PDF ein ausfüllbares PDF-Formular erstellen. Wenn Sie Ihr gewünschtes Layout im PDF-Format vorliegen haben, die Interaktivität jedoch noch fehlt oder weitere Formularfelder im PDF ergänzen oder bearbeiten möchten, benötigen Sie eine Software, die eine Formularfeldbearbeitung in PDFs zulässt. Hier ist die Vollversion von Adobe Acrobat definitiv eine gute Wahl – in Sachen Interaktivität können Sie sich so richtig austoben.
Adobe Acrobat erlaubt das Einfügen von allen erdenklichen Formularfeldarten in PDFs: Steuerelemente wie normale Textfelder über Schaltflächen bis in zu Datumsfeldern, digitalen Signaturen und Barcode-Feldern. Die Formularfelder können so generiert werden, dass die Eingabe des Benutzers in mehrfacher Hinsicht validiert werden. So lässt sich die Eingabe auf die Art der Zahlen oder Ziffern sowie der Menge beschränken; eingetragene Werte lassen sich miteinander verrechnen, und Elemente wie Felder oder Schaltflächen können im Dokument als erforderlich definiert werden.
Tipp: Da Acrobat alle Möglichkeiten für Formularfelder in PDFs bietet, können Sie theoretisch auch direkt in dem Programm eine neue, leere PDF-Datei anlegen und bearbeiten. Des Layouts und der Gestaltung zuliebe ist man aber gut beraten, wenn man die Datei bereits in einem dafür geeigneten Programm wie InDesign, Word oder Illustrator vorbereitet.
Das hat noch einen weiteren Vorteil: Wer die zukünftigen Formularfelder optisch gut erkennbar anlegt und die zugehörigen Beschreibungen nah genug an den Feldern platziert, kann sich je nach Formularinhalt von Acrobat einiges an Arbeit abnehmen lassen.
Formularfelder automatisch erkennen lassen
Acrobat verfügt über eine automatische Formularfelderkennung. Exportieren Sie dazu das Dokument aus dem jeweiligen Erstellungsprogramm in das PDF-Format. Öffnen Sie nun Acrobat in der Vollversion und klicken Sie auf den Reiter Werkzeuge. In der Kategorie Formular und Signaturen finden Sie das Werkzeug Formular vorbereiten. Damit die Arbeit schneller von der Hand geht, können Sie aus dem Dropdown-Menü unter Öffnen den Befehl Verknüpfung hinzufügen wählen.
Wenn Sie jetzt zu Ihrer geöffneten PDF-Datei zurückkehren, erscheint das Formularwerkzeug automatisch in der rechten Spalte. Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Dialog, in dem ihr bereits geöffnet PDF angezeigt wird und automatisch aktiv ist. Um nun automatisch interaktive Formularfelder hinzuzufügen, klicken Sie auf den Befehl Starten.
Hinweis: Die automatische Erkennung funktioniert nur, wenn diese in den Einstellungen von Acrobat aktiviert ist. Ob die Funktion aktiv ist, erfahren Sie durch einen Hinweis unter dem Befehl Starten. Steht hier die Information, dass die automatische Erkennung deaktiviert ist, können Sie diese in den Voreinstellungen von Acrobat in der Kategorie Formulare aktivieren.
Im nächsten Schritt sucht Adobe Acrobat nun nach für ihn erkennbaren Formularfeldern und versieht das PDF mit entsprechend interaktiven Feldern. Jedes Formularfeld in Acrobat muss einen Namen aufweisen. Bei der automatischen Erkennung vergibt Acrobat den Formularfeldern denjenigen Namen, der räumlich nah bei den Feldern steht. Die Ergebnisse der automatischen Erkennung sind akzeptabel und erleichtern gerade bei umfangreichen, tabellarisch aufgebauten Formularen mit unzähligen, ausfüllbaren Formularfeldern die Arbeit. Allerdings liegt die Arbeitserleichterung in erster Linie darin, dass Sie nicht zahlreiche Formulartextfelder aufziehen und platzieren müssen. Spezielle Wünsche wie Schaltflächen, Kontrollkästchen oder das Errechnen von Werten oder die Validierung von Daten müssen Sie per Hand vornehmen.
Die Inhalte von Formularfeldern im finalen Druck-PDF wie etwa Name, Adresse oder Telefonnummer werden in reguläre Seiteninhalte umgewandelt und mitgedruckt. Im Dokument enthaltene Kommentare werden nicht mitgedruckt.
Neue Formularfelder erstellen und einfügen
Im Kopf des PDF finden Sie – bei aktivem Werkzeug Formular vorbereiten – die Symbolleiste mit verschiedenen Formularfeldwerkzeugen, mit denen Sie Ihr individuelles PDF-Formular erstellen können.
- Textfelder dienen der Eingabe von Informationen.
- Kontrollkästchen werden eingesetzt, wenn der Benutzer eine oder mehrere Möglichkeiten aussuchen kann.
- Optionsfelder (auch als Kombinationsfeld bezeichnet) verwendet man, wenn nur eine Antwort möglich sein soll.
- Bei einer Auswahlliste kann ein Element ausgewählt werden.
- Eine Dropdown-Liste oder das Listenfeld ist eine Kombination aus einem Textfeld und einer Auswahlliste.
- Mit Schaltflächen lassen sich beispielsweise die PDF-Dokumente Senden oder Drucken.
Verwenden Sie die entsprechenden Werkzeuge, wenn Sie weitere Formularfelder einfügen möchten. Um vorhandene Felder zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf das jeweilige Feld, und die Fenster mit den Feldeigenschaften mit verschiedenen Reitern öffnen sich. Auch in der rechten Seitenleiste können die Felder umbenannt und dank des kontextsensitiven Menüs bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden.
Feldfunktionen bearbeiten
Wenn Sie die Optionen für die Formularfelder definieren möchten, arbeiten Sie sich Schritt für Schritt, Reiter zu Reiter durch. Der Doppelklick auf ein Feld öffnet die zugehörigen Einstellungen. Abhängig vom Typ des Formularfelds wechseln die Inhalte in den Fenstern; nicht alle Reiter und Funktionen sind für alle Feldtypen wie Schaltflächen, Optionsfelder oder Listenfelder verfügbar. Neben dem Namen und Erscheinungsbild lassen sich Einstellungen zu Position und Größe hinzufügen.
Ein Formularfeld lässt sich schreibgeschützt erstellen, wenn der Benutzer lediglich eine Information erhalten soll, die er nicht editieren darf. Felder, die erforderlich sind, muss der Benutzer zwingend ausfüllen, bevor er das PDF drucken oder versenden kann. So lassen sich beispielsweise über Optionsfelder bestimmte Informationen abfragen, bevor der Anwender das Dokument verlässt. Auch das Hinzufügen von Aktionen wie zum Beispiel das Öffnen eines Menübefehls oder einer Website ist möglich, indem der Anwender einen Button drückt. Sie können außerdem Felder erstellen, die einfache, mathematische Aufgaben wie das automatische Addieren von Werten aus Feldern übernehmen. Wenn Sie über JavaScript-Kenntnisse verfügen, können Sie Skripts erstellen und den Feldern hinzufügen und somit den Funktionsumfang erweitern.
PDF-Formular erstellen und die Eingabe validieren
Sie haben die Option, für bestimmte Felder die Eingabe des Anwenders auf Zahlen oder eine bestimmte Anzahl zu beschränken. Öffnen Sie von einem Formulartextfeld den Dialog Eigenschaften durch einen Doppelklick und klicken Sie auf den Reiter Format. Wählen Sie bei der Formatkategorie entsprechend Zahlen, Prozent, Zeit oder Datum.
Wer im Textfeld Zahlen wählt, erhält immer ein Trennzeichen, dessen Art darunter auszuwählen ist. Wenn Sie nur Zahlen ohne Trennzeichen benötigen wie zum Beispiel bei der Eingabe einer Mitgliedsnummer oder der IBAN, wählen Sie bei Format Spezial und in der darauffolgenden Liste den Eintrag Beliebige Maske. Anschließend trägt man in der leeren Zeile darunter eine 9 als Platzhalter für eine Zahl von 0 bis 9 ein.
Der Platzhalter A lässt sich durch die Buchstaben A bzw. a bis Z bzw. z ersetzen. Der Platzhalter O akzeptiert die alphanumerische Eingabe. Durch die Anzahl und Reihenfolge der Platzhalter geben Sie dem Formularbenutzer vor, welche Daten er eingeben muss.
Schon gewusst? Das Dialogfeld, das verschiedene Reiter und alle erdenklichen Einstellungsmöglichkeiten bietet, kann entgegen der Erwartung einfach offen gelassen werden, wenn man ein anderes Formularfeld aktiviert.
Reihenfolge ändern und andere Funktionen
Komfortabel und vor allem auch Voraussetzung für barrierefreie PDFs ist die Methode, mit der Tab-Taste von Eingabefeld zu Eingabefeld zu springen. Die Reihenfolge, in der ein Anwender durch die Felder springt, bestimmen Sie als Formularersteller durch die Reihenfolge, in der die Felder in der rechten Seitenleiste angezeigt werden. Sie können die Reihenfolge ändern, indem Sie die Felder innerhalb dieser Leiste nach oben oder unten verschieben. Übrigens ist es auch möglich, die Reihenfolge in den Feldern anzeigen zu lassen. Dazu wählt man aus dem kontextsensitiven Menü die Option Tab-Nummern anzeigen.
Im kontextsensitiven Menü finden Sie weitere, nützliche Optionen, um Formularfelder zu erstellen und zu bearbeiten. Sie können die Felder in Breite und Höhe anpassen, aneinander ausrichten, Kopien erstellen und das Raster einblenden, an dem sich die Felder ausrichten lassen. Sind mehrere Felder aktiviert, um sie beispielsweise aneinander auszurichten, ist das sogenannte Ankerfeld am blauen Rand zu erkennen. Wenn Sie nun per kontextsensitivem Menü oder über die Ausrichten-Symbole in der rechte Seitenleiste die Felder aneinander ausrichten oder ihre Breiten bzw. Längen einander angleichen, gibt das Ankerfeld Stand und Größe vor.
Gut zu wissen! Aktiviert man die Felder einzeln mit der Umschalttaste, ist das zuletzt angeklickte Feld das Ankerfeld. Aktiviert man hingegen die Felder mit dem Auswahlrahmen, ist das Feld, das zuerst erstellt wurde, automatisch das Ankerfeld. Um das Ankerfeld zu wechseln, klickt man einfach mit gedrückter Umschalttaste auf das gewünschte Formularfeld.
Verschiedene Alternativen zu Adobe Acrobat
Acrobat ist nicht die einzige Software mit der sich ein ausfüllbares PDF-Formular erstellen lässt. So gibt es einige Alternativen, die allerdings in der Regel auch kostenpflichtig sind. Dazu zählen unter anderem die Tools:
- PDFelement von wondershare
Das Programm PDFelement gibt es für Desktop, für Mobile und für die Cloud. Es bietet umfangreiche Funktionen zum Bearbeiten von Text, zur Konvertierung, zur Sicherheit, aber auch rund um die Formularerstellung. - LightPDF von apowersoft
Die Software LightPDF bearbeitet, konvertiert, komprimiert, signiert und kommentiert Ihr PDF nach Ihren Wünschen. Auch das Erstellen von Formularfeldern gehört zum Funktionsumfang. Der zugehörige Online-PDF-Editor bietet ebenfalls einige der Grundfunktionen kostenlos an. Mitte 2022 wurde die Software ApowerPDF auf LightPDF aktualisiert. ApowerPDF-Lizenznehmer können ihre Mitgliedschaft über das Supportcenter wechseln. - PDFelement Pro von iSkysoft
Der PDF-Editor PDFelement Pro verfügt ebenfalls über ein rundes Funktionsangebot zum Editieren oder Kommentieren von PDF-Dateien, zum Organisieren, Unterschreiben und zu Formuarfeldern.
Neben den kostenpflichtigen Tools gibt es mit PDF escpae und JotForm auch einige kostenlose Online-Alternativen, die helfen können, einfache PDF-Formulare zu erstellen. Die Nutzung von Online-Tools ist eine weitere Methode, um PDF-Dateien zu bearbeiten. Beachten Sie aber hierzu bitte den Sicherheitsaspekt, da Sie bei Online-Tools Ihre Dateien auf den Server des Anbieters hochladen müssen.
PDF escape: für einfache PDF-Formulare
Mit dem Tool PDF escape können Sie gänzlich kostenfrei ein PDF-Formular erstellen – vorausgesetzt, Sie nutzen als Programm den Online-Dienst. Als Problem stellen sich allerdings schnell die begrenzte Bedienerfreundlichkeit und die mangelnde Übersichtlichkeit heraus: Spätestens, nachdem man sein vorlayoutetes PDF hochgeladen hat, verliert man deswegen schnell die Motivation.
Unser Fazit: Für ein paar wenige Felder ist das Online-Angebot in Ordnung. Wenn Sie aber ein umfangreiches PDF-Formular mit vielen Feldern und verschiedenen Arten erstellen möchten, kommen Sie hier schnell an die Grenzen von PDF escape.
JotForm: viele Vorlagen, viele Funktionen
Eine nette Sache ist das Angebot von JotForm. Hier können Sie online bis zu vier Formulare pro Monat kostenfrei generieren; ab dem fünften Dokument fallen Kosten an. Melden Sie sich einfach auf Website des Anbieters an und wählen Sie Formular erstellen. Nun erhält man Vorlagen zur Auswahl, die sich anschließend durchaus komfortabel und selbsterklärend nach den eigenen Wünschen editieren lassen. Nach der Bearbeitung kann das PDF-Formular heruntergeladen und genutzt werden.
Unser Fazit: Hierbei handelt es sich um eine gute und vor allem kostenfreie Alternative zu Adobe und Co. – bis zu vier PDF-Formulare im Monat können kostenfrei anhand Vorlagen erstellt werden.
Entdecken Sie auch die anderen Teile unserer PDF-Serie:
Bildquellen: Screenshots der Bearbeitung in Adobe Acrobat, PDF Escape, Jotform; Aufmacher: VectorKnight via Shutterstock
Dieser Artikel wurde erstmals 2019 veröffentlicht und am 15. September 2023 aktualisiert.
