Vielen Dank für Ihre Nachricht, leider bin ich aktuell nicht im Büro.
Diese oder ähnliche automatische E-Mails kennt sicher jeder. Die sogenannte Abwesenheitsnotiz ist besonders praktisch, wenn Sie nicht im Büro sind. Sei es, weil Sie im Urlaub, auf Dienstreise oder einfach krank sind. Mit ein paar freundlichen Zeilen können Sie Kunden, Partner und Kollegen über Ihre Abwesenheit informieren. Abwesenheitsnotizen sind schnell mit ein paar Klicks erstellt und vereinfachen die Kommunikation während Ihrer Abwesenheit. Sie können gezielt auf die Zuständigkeiten bis zu Ihrer Rückkehr hinweisen. Kundenanfragen laufen so nicht ins Leere und können zeitnah beantwortet werden. Vorteil für Sie: Weniger offene Anfragen und Aufgaben sammeln sich in Ihrem Postfach an und Ihr Stresslevel wird nach der Rückkehr nicht sofort strapaziert.
Inhalt:
- Professionelle Abwesenheitsnotiz für jeden Anlass
- Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen
- Hinweise für eine gelungene Abwesenheitsnotiz
- Kostenlose Textvorlagen für Ihre nächste automatische Antwort
- 4 Tipps für die perfekte Abwesenheitsnotiz
Was macht eine gute Abwesenheitsnotiz aus?
Eine Abwesenheitsnotiz im 08/15-Stil „Ich bin nicht da.“ hat keinen großen Nutzen – weder für Sie noch für Ihre Kunden. Eine gute Abwesenheitsnotiz dagegen nennt alle wichtigen Informationen, die Kunden, Geschäftspartner und Kollegen benötigen. Dazu gehört unter anderem der Zeitraum der Abwesenheit, Ihre Vertretung und gegebenenfalls der Anlass. Mit diesen Angaben vermeiden Sie Missverständnisse und geben der automatischen Antwort zusätzlich eine persönliche Note.
Mögliche Anlässe
Ob Sie einen Grund für Ihre Abwesenheit in der automatischen Antwort nennen möchten, bleibt Ihnen natürlich selbst überlassen. Doch manchmal ist es sogar sinnvoll, dass die Empfänger den Grund kennen. So können diese selbst entscheiden, ob sie mit ihrem Anliegen auf Ihre Rückkehr warten können.
Eine spezifische Abwesenheitsnotiz ist etwa dann praktisch, wenn Sie im Urlaub oder auf Dienstreise sind. Hier kennen Sie den genauen Zeitraum, in dem Sie sich nicht im Büro befinden und nur schwer oder gar nicht erreichbar sind. Auch bei längerer Krankheit, Elternzeit, Sabbatical sowie einem Unternehmenswechsel sorgt eine persönliche Abwesenheitsnotiz für den Unterschied, wie Ihr Fehlen aufgefasst wird. Da Sie über einen längeren Zeitraum nicht erreichbar sind, werden Ihre Mails auch nicht von Ihnen bearbeitet. Durch die Informationen aus der automatischen Antwort wissen nun Kunden und Kollegen Bescheid und können sich mit ihren Anfragen an einen anderen Ansprechpartner wenden.
Übrigens: Auch wenn Sie kurzfristig erkranken sollten, hilft eine Abwesenheitsbenachrichtigung dabei, Ihr fehlen zu kommunizieren.
Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen
Um in Outlook eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, müssen Sie in die Kontoinformationen gelangen. Dies erreichen Sie mit einem Klick auf Datei. Klicken Sie anschließend auf das Feld Automatische Antwort (Außer Haus). Im nachfolgenden Dialog können Sie den genauen Text für Ihre Abwesenheitsnotiz festlegen – hilfreiche Formulierungsbeispiele finden Sie hier.
Hinweis: Wir arbeiten mit Office/Microsoft 365 (Version 2005, Build 12827.20268 Klick-und-Los).
Hinweise für eine gelungene Abwesenheitsnotiz
Die automatische Antwort hilft, wichtige organisatorische Dinge zu kommunizieren. Dabei sollten Sie vor allem auf folgende Punkte achten:
Wie lange dauert die Abwesenheit?
Sie können eine Abwesenheitsnotiz für einen unbestimmten Zeitpunkt einstellen oder ein genaues Datum inklusive Uhrzeit angeben. Somit können Sie den Zeitraum festlegen, in dem die Abwesenheitsnachricht versendet werden soll. Machen Sie sich also im Voraus Gedanken über das Zeitfenster Ihrer Abwesenheit und kommunizieren Sie dieses (wenn möglich) in Ihrer automatischen Antwort.
Intern und extern unterschiedlich kommunizieren?
Outlook bietet die Möglichkeit, zwei verschiedene Texte als automatische Antwort zu versenden. Somit können Sie zwischen internen (Innerhalb meiner Organisation) und externen Empfängern (Außerhalb meiner Organisation) eine textliche Differenzierung durchführen.
Wenn Sie sich im Unternehmen duzen, können Sie das auch für Ihre interne Abwesenheitsnotiz übernehmen. Achten Sie deshalb besonders auf die richtige Formulierung sowie Signatur für die jeweiligen Empfänger Ihrer Nachricht.
Internationalisierung
Internationale operierende Unternehmen sollten Abwesenheitsnotizen zweisprachig verfassen. Natürlich kann das auch von der jeweiligen Abteilung abhängig sein, in der Sie arbeiten. Vor allem, wenn Sie im Kundenservice oder Vertrieb tätig sind, kommt es vor, dass Sie mit fremdsprachigen Personen in Kontakt stehen. Hier sind zweisprachige Versionen sehr nützlich.
Was passiert mit eingehenden E-Mails?
Befassen Sie sich auch mit dem Thema „Zugriff auf das E-Mail-Postfach“. Wenn Sie selbst Termine angelegt haben, können diese in Ihrer Abwesenheit nicht von anderen verschoben werden – es sei denn, Sie richten einen Stellvertretenden für das Postfach ein (dazu gleich mehr), was natürlich vorher gemacht werden sollte.
Wenn Sie trotz Abwesenheit selbst auf E-Mails reagieren wollen, benötigen Sie natürlich auch unterwegs Internetzugriff. Was banal klingt, kann jedoch schnell zum Hindernis werden: Abgeschaltete Roaming-Funktionen, löchrige Funknetzwerke oder obszön teure Auslands-Datentarife haben schon manchen Manager überrascht – wenngleich zumindest EU-weit mittlerweile keine größeren Kostenfallen mehr zu befürchten sind.
Wer kümmert sich um den Aufgabenbereich?
Im nächsten Schritt ist zu klären, ob es für die Zeit Ihrer Abwesenheit eine Vertretung gibt. Gibt es eine, sollte diese inklusive Kontaktdaten in der Abwesenheitsnotiz genannt werden. Insbesondere, wenn Sie für einen längeren Zeitraum keinen Zugriff auf Ihre Mails haben, ist es sinnvoll, eine Vertretung zu organisieren. Für Kollegen reicht neben dem Namen meist die E-Mail-Adresse aus. Bei Ihren Kunden sollte es am besten auch eine Telefonnummer sein, damit Anliegen schnellstmöglich geklärt werden können.
Sie haben keine Vertretung? Dann geben Sie auch diese Information an Ihre Kunden und Geschäftspartner weiter – und nennen Sie vor allem einen Zeitpunkt, ab dem Sie sich wieder im Büro befinden. Um den Empfängern Ihrer Abwesenheitsnotiz dennoch einen Mehrwert zu bieten, sollten Sie die allgemeinen Kontaktinformationen der Unternehmenszentrale oder Ihrer übergeordneten Abteilung angeben. Vielleicht können Anfragen auf diese Weise auch ohne Ihre Mithilfe beantwortet werden.
Werden die Anfragen weitergeleitet?
Ihre Mails werden automatisch an einen Kollegen weitergeleitet? Dann sollten Sie dies auch kommunizieren. So weiß der Empfänger, dass er seine Mail nicht noch einmal an den Kollegen schicken muss. Falls keine Weiterleitung stattfindet, bietet es sich an, dies ebenfalls in die Abwesenheitsnotiz zu schreiben und auch hier die Kontaktdaten Ihrer Vertretung gezielt in der Notiz zu vermerken. Somit weiß die Person am anderen Ende, dass sie sich mit ihrem Anliegen jederzeit an jemand anderen wenden kann.
E-Mails in Outlook automatisch weiterleiten
Eine E-Mail-Weiterleitung können Sie einstellen, indem Sie im Abwesenheitsnotiz-Fenster unten links auf das Feld „Regeln…“ und anschließend auf „Regel hinzufügen…“ klicken. Legen Sie nun individuelle Behandlungen für eingehende Mails an.
Alle Nachrichten weiterleiten
Möchten Sie, dass alle Nachrichten weitergeleitet werden? Dann aktivieren Sie das Feld Direkt an mich gesendet. Falls auch alle Nachrichten weitergeleitet werden sollen, die Sie als Kopie (Cc) erhalten, müssen Sie auch das Feld Kopie (Cc an mich) mit einem Haken versehen. Wählen Sie dann den Punkt Weiterleiten aus und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Vertretung ein.
Möchten Sie, dass der Absender zusätzlich zur normalen Abwesenheitsnotiz eine Benachrichtigung über die Weiterleitung der gesendeten E-Mail erhält, müssen Sie das Feld Antworten mit aktivieren. Mit dem Klick auf Vorlagen öffnet sich ein leeres Nachrichtenfenster. Hinterlegen Sie hier einen entsprechenden Hinweistext und fügen Sie einen Betreff ein. Das An-Feld lassen Sie leer.
Nachrichten von bestimmten Absendern weiterleiten
Natürlich können Sie auch Nachrichten von ganz bestimmten Absendern weiterleiten lassen – zum Beispiel wenn Sie wissen, dass bestimmte Kunden in Ihrer Abwesenheit wichtige Dokumente schicken werden. Fügen Sie dazu die entsprechenden E-Mail-Adressen oben in das Feld Von ein.
Nur Nachrichten zu bestimmtem Themen weiterleiten
Mit einer Abwesenheitsregel können Sie auch festlegen, dass nur Nachrichten zu einem bestimmten Thema an die verantwortliche Person weitergeleitet werden. So erhält Ihre Vertretung nur wirklich wichtige Nachrichten und wird nicht mit „unwichtigen“ E-Mails (beispielsweise von Ihnen abonnierten Newslettern) überflutet. Geben Sie dazu im Feld „Betreff“ oder „Nachrichtentext“ einen entsprechenden Begriff ein.
Passende Abwesenheitsnotiz: Kostenlose Vorlagen
Unsere Formulierungsbeispiele haben wir für sechs verschiedene Anlässe verfasst und uns auch um allgemein gehaltene Abwesenheitsnotizen bemüht. Wählen Sie einfach eine geeignete Vorlage aus und passen Sie diese Ihren persönlichen Bedürfnissen an!
Unser Tipp: Stimmen Sie die automatische Antwort an den Empfängerkreis ab und versenden Sie intern eine andere Abwesenheitsnotiz als extern. Mit unseren praktischen Textbausteinen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Abwesenheit schnell und einfach zu kommunizieren – ganz ohne Missverständnisse.
Interne Vorlagen
1Allgemein
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
vielen Dank für eure Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort, da ich zurzeit nicht im Haus bin. Bitte beachtet, dass eure E-Mail nicht bearbeitet wird. Nach meiner Rückkehr melde ich mich bei euch.
Bei Fragen wendet euch bitte an Max Mustermann.
Viele Grüße
Michèle
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin vom TT. bis zum TT.MM.JJJJ nicht im Büro und werde in der Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails haben. Ab dem TT.MM.JJJJ bin ich wieder persönlich erreichbar und kümmere mich um eure Anfragen.
Viele Grüße
Michèle
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht im Haus. In dieser Zeit werden meine E-Mails nicht weitergeleitet oder beantwortet. In dringenden Fällen wendet euch bitte an meine Vertretung Max Mustermann.
Viele Grüße
Michèle
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin am TT.MM.JJJJ nicht im Büro. In dringenden Fällen wendet euch bitte an folgende Kollegen:
Bereich A: Max Mustermann
Bereich B: Marie Musterfrau
Bereich C: Melanie Musterfrau
Viele Grüße
Michèle
2Dienstreise
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin vom TT. bis zum TT.MM.JJJJ auf einer Dienstreise und habe nur eingeschränkten Zugang zu meinen E-Mails. In dringenden Fällen erreicht ihr mich telefonisch unter +49 1234 56789. Aufgrund der Zeitverschiebung bin ich telefonisch nur zwischen XX:XX – XX:XX Uhr erreichbar.
Viele Grüße
Michèle
3Urlaub
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
vom TT. bis zum TT.MM.JJJJ bin ich in Urlaub. In dringenden Fällen wendet euch an meine Kollegen Max Mustermann oder Marie Musterfrau. Ab dem TT.MM.JJJJ bin ich persönlich wieder erreichbar und gebe euch Rückmeldung.
Ich wünsche euch eine schöne Zeit.
Viele Grüße
Michèle
4Krankheit
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin kurzfristig erkrankt und voraussichtlich ab TT.MM.JJJJ wieder im Büro erreichbar. In dringenden Fällen wendet euch bitte an Max Mustermann.
Viele Grüße
Michèle
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
aufgrund einer längeren Erkrankung befinde ich mich zurzeit nicht im Haus. In dieser Zeit werden meine E-Mails an meine Vertretung Max Mustermann weitergeleitet und bearbeitet.
Vielen Dank für euer Verständnis.
Viele Grüße
Michèle
5Elternzeit
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ab dem TT.MM.JJJJ arbeite ich vorerst haupt- sowie nebenberuflich als Mama/Papa. Da ich dem Windelwechsel verfallen werde, wird euch Max Mustermann bei Fragen zu meinem Bereich zur Seite stehen.
Ich wünsche euch (und mir) eine stressfreie Zeit.
Viele Grüße
Michèle
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bekomme Nachwuchs und bin ab dem TT.MM.JJJJ in Elternzeit. In dieser Zeit werde ich von meinem Kollegen Max Mustermann vertreten. Voraussichtlich werde ich zum TT.MM.JJJJ meine Tätigkeit wieder aufnehmen.
Ich wünsche euch alles Gute.
Viele Grüße
Michèle
6Sabbatical
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich habe mir eine kleine Auszeit vom Berufsalltag genommen. Mein Sabbatical beginnt am TT.MM.JJJJ und endet am TT.MM.JJJJ. In diesem Zeitraum wendet euch bitte an:
Bereich A: Max Mustermann
Bereich B: Marie Musterfrau
Bereich C: Melanie Musterfrau
Vielen Dank für euer Verständnis.
Viele Grüße
Michèle
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
im Rahmen eines Sabbaticals bin ich auf Entdeckungsreise in Amerika. Damit im Büro alles glatt läuft, kümmert sich Max Mustermann um meine Aufgaben.
Alles Gute und bis bald
Michèle
7Unternehmenswechsel
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
leider habe ich das Unternehmen verlassen. Ich bedanke mich bei euch für die großartige Zusammenarbeit.
Für meine Themengebiete wendet euch bitte an Max Mustermann.
Alles Gute
Michèle
P.S.: Bleibt up-to-date via LinkedIn und/oder Xing.
Externe Vorlagen
1Allgemein
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort, da ich mich nicht im Haus befinde. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht bearbeitet wird. Nach meiner Rückkehr melde ich mich bei Ihnen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich vom TT. bis zum TT.MM.JJJJ außer Haus und werde in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails haben. Bitte beachten Sie, dass Ihre Anfragen nicht weitergeleitet werden.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Ab dem TT.MM.JJJJ werde ich Ihre E-Mail schnellstmöglich beantworten.
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Am TT.MM.JJJJ bin ich nicht im Büro zu erreichen und habe nur eingeschränkten Zugriff auf mein Postfach. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an folgende Kollegen:
Bereich A: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Bereich B: Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Bereich C: Melanie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
2Dienstreise
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Aufgrund einer Dienstreise bin ich bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht im Haus. Während dieser Zeit habe ich nur eingeschränkten Zugang auf mein Postfach. Sobald ich von meiner Reise zurückkehre, werde ich mich umgehend bei Ihnen melden.
Bei wichtigen Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
3Urlaub
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom TT.MM. bis zum TT.MM.JJJJ im Urlaub. In dringenden Fällen setzen Sie sich bitte mit Herrn Max Mustermann oder Frau Marie Musterfrau in Verbindung.
Kontakt:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Marie Musterfrau
M.Musterfrau@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Bitte beachten Sie, dass Ihre Anfragen nicht weitergeleitet werden. Nach meiner Rückkehr werde ich mich schnellstmöglich bei Ihnen melden.
Ich wünsche Ihnen eine schöne Zeit.
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ im Urlaub. Seien Sie versichert, dass ich mich nach meiner Rückkehr sofort bei Ihnen melden werde.
In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen Herrn Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit.
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
4Krankheit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Da ich kurzfristig erkrankt bin, werde ich voraussichtlich erst ab dem TT.MM.JJJJ wieder im Büro erreichbar sein. Bitte beachten Sie, dass in dieser Zeit Ihre Nachrichten nicht weitergeleitet werden. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aufgrund einer längeren Erkrankung befinde ich mich zurzeit nicht im Haus. Meine E-Mails werden automatisch an meine Vertretung Herrn Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) weitergeleitet. Herr Mustermann hilft Ihnen gerne bei jeglichen Anliegen weiter.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
5Elternzeit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Aktuell befinde ich mich in Elternzeit. Meine Vertretung wird Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) übernehmen und Ihnen mit Rat und Tat zur Verfügung stehen.
Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Zeit.
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ab dem TT.MM.JJJJ befinde ich mich in Elternzeit. In dieser Zeit werde ich von meinem Kollegen Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) vertreten. Bitte beachten Sie, dass Ihre Nachricht nicht weitergeleitet wird.
Voraussichtlich werde ich am TT.MM.JJJJ meine Tätigkeit wieder aufnehmen und mit Ihnen in Kontakt treten.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und die bisher angenehme Zusammenarbeit. Bis bald!
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
6Sabbatical
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe mir eine kleine Auszeit vom Berufsalltag genommen. Mein Sabbatical beginnt am TT.MM.JJJJ und endet am TT.MM.JJJJ. In diesem Zeitraum übernimmt Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) meine Bereiche. Bitte beachten Sie, dass in dieser Zeit Ihre Nachrichten nicht weitergeleitet werden.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
7Unternehmenswechsel
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider habe ich das Unternehmen verlassen. Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit und Ihr Vertrauen.
Für meine Themengebiete wenden Sie sich bitte ab sofort an Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Bleiben Sie in Kontakt:
LinkedIn
Xing
Alles Gute
Michèle Nachname
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider erreichen Sie mich nicht mehr persönlich, da ich zum TT.MM.JJJJ das Unternehmen verlassen habe.
Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren. Ich würde mich freuen, wenn wir weiterhin in Kontakt bleiben. Sie erreichen mich via LinkedIn und/oder Xing.
Ich wünsche Ihnen alles Gute.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Freundliche Grüße
Michèle Nachname
4 Tipps für die perfekte Abwesenheitsnotiz
Das A und O für eine gute Abwesenheitsnotiz: Sie ist so formuliert, dass alle aufkommenden Fragen direkt beantwortet werden. Es sollten keine offenen Fragen beim Empfänger bleiben. Die wichtigsten Punkte haben wir noch einmal für Sie zusammengefasst:
→ Geben Sie eine Vertretung inklusive Kontaktdaten an.
→ Erwähnen Sie, ob die E-Mails weitergeleitet werden.
→ Achten Sie besonders auf eine geeignete Anrede, Grußformel und Schreibstil.
Bildquelle: Kari Shea via Unsplash
