9,6 Messen planen deutsche Aussteller durchschnittlich in der Saison 2017/2018 ein – 5,7 in der Bundesrepublik und 3,9 im Ausland. Das geht aus dem aktuellen „MesseTrend“ des AUMA hervor, dem Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. Im Vergleich zu den Vorjahren ist die Zahl der Messebeteiligungen damit nahezu konstant geblieben. Und auch in den nächsten fünf Jahren soll sich dem „MesseTrend“ zufolge die stabile Entwicklung weiter fortsetzen. So gaben 67 Prozent der Befragten an, dass für sie Messen weiterhin eine gleichbleibende Bedeutung haben werden, für 11 Prozent der Befragten steigt diese sogar noch weiter an.
Als Gründe für die positiven Aussichten, lassen sich vor allem die Ziele nennen, die mit den Messeauftritten verfolgt werden. Als solche gaben die Befragten am häufigsten die Neukundengewinnung, Stammkundenpflege, Steigerung des Bekanntheitsgrades, die Präsentation von neuen Produkten und Leistungen sowie die Imageverbesserung des Unternehmens und der Marken zu Papier. Darüber hinaus sind Messen für zwei Drittel der Befragten eine wichtige Plattform zum Verkaufen, für 45 Prozent zum Testen der Akzeptanz neuer Produkte und für 43 Prozent, um Kontakte zu Medien zu knüpfen.
Die bisherigen Ergebnisse zeigen, dass Messen nach wie vor eine wichtige Rolle in Unternehmen spielen. Für 20 Prozent der Befragten sind Messen sogar das zentrale Instrument in ihrer Markenkommunikation. 46 Prozent setzen die Bedeutung von Messen mit anderen Instrumenten gleich, die übrigen 26 Prozent sehen Messen als Ergänzung zu anderen Instrumenten. Somit ist es auch kein Wunder, dass Messen für 83 Prozent der befragten Unternehmen ein sehr wichtiger oder wichtiger Bestandteil ihrer Markenkommunikation ist. In der B2B-Kommunikation liegen Messen damit knapp hinter der eigenen Website (83 Prozent) und vor dem Außendienst (74 Prozent), Direct-Mailings (48 Prozent) und Fachzeitschriften (37 Prozent).
Um den hohen Erwartungen an den eignen Messeauftritt voll und ganz gerecht zu werden, ist es umso wichtiger, die Messeplanung und die Erarbeitung eines Messekonzepts rechtzeitig in Angriff zu nehmen.
Messe planen: Was muss ich beachten?
Gerade für Messe-Neulinge wirft der erste Messeauftritt jede Menge Fragen auf: Wann beginne ich mit der Vorbereitung? Welche Kosten muss ich berücksichtigen? Wie buche ich eine Messe? Aber auch für Messe-Routiniers gibt es immer wieder neue Herausforderungen. Wir haben uns schlau gemacht und Ihnen die wichtigsten Schritte für die Messeplanung und Messedurchführung sowie die Messenachbereitung zusammengestellt:
1. Strategische Messeplanung
Die Vorbereitung für den Messeauftritt Ihres Unternehmens sollte etwa ein Jahr vorab beginnen. Arbeiten Sie eine Übersicht der für Sie wichtigsten Messen aus – inklusive einer groben Ressourcen- und Budgetplanung. Stimmen Sie Ihre Ausarbeitung intern ab und legen Sie Projekt-Verantwortlichkeiten fest: Wer ist für die Messeplanung verantwortlich? Wer hat dabei welche Rolle? Erarbeiten Sie im Anschluss ein Messekonzept für die Messestand-Gestaltung sowie dessen Umsetzung.
2. Budgetplan erstellen und Messe buchen
Im Budgetplan sollten alle Kosten, die im Rahmen der Messe für Ihr Unternehmen anfallen, aufgeführt werden. Dazu gehören:
- Miete und Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgung) für den Messezeitraum
- Kosten für die Gestaltung und den Bau des Messestands oder Kauf/Miete eines Messesystems sowie der zugehörigen Ausstattung
- Kosten für Vor-Ort-Services wie Essen und Getränke sowie Kommunikationsmaterialien und Streuartikel/Werbegeschenke für Kunden und andere Besucher
- Kosten für Transport und unter Umständen Entsorgung des Messestands
- Personal- und Reisekosten (z. B. Kosten für externe Mitarbeiter, Hotel)
- Andere Kosten (z. B. Schulung des Messeteams)
Planen Sie außerdem einen Puffer für unvorhersehbare Kosten ein.
Buchen Sie Ihren Messestand zum einen frühzeitig und zum anderen mit einem groben Messekonzept im Hinterkopf. Denn bei der Anmeldung werden unter anderem Daten zum Messestand wie Größe, Art (Reihen-, Eck-, Kopf- oder Blockstand), Lage in der Halle und vieles mehr abgefragt. Sobald die Anmeldung fix ist, sollten Sie an die Buchung eines nahegelegenen Hotels sowie des Transports zur und von der Messe denken.
3. Messestand-Umsetzung und Kommunikation
In den nächsten Monaten sollten Sie sich intensiv mit Ihrem Messestand befassen. Beauftragen Sie die Gestaltung und den Bau oder kaufen/mieten Sie Messesysteme inklusive Ausstattung für den großen Auftritt Ihres Unternehmens. Organisieren Sie Streuartikel oder Werbegeschenke für Kunden und andere Besucher, stellen Sie die Outfits Ihres Messeteams zusammen und denken Sie daran, Ihre Kunden einzuladen und andere Stakeholder zu informieren! Vergessen Sie in dieser Phase nicht Ihr ausgearbeitetes Messekonzept in die Umsetzung mit einzubeziehen und Soll- und Ist-Zustände miteinander zu vergleichen. Sollte es zu Abweichungen kommen, vermerken Sie diese für die nächste Messeplanung.
4. Anreise und Messetag(e)
Machen Sie sich rechtzeitig auf den Weg zu Ihrer Messe. Vergessen Sie wichtige Dokumente nicht, wie beispielsweise die Ausstellerausweise oder Besucherfragebögen. Nachdem Ihre Messetheke präpariert ist, legen Sie damit los ins Gespräch zu kommen, Kontakte zu knüpfen und zu netzwerken. Nehmen Sie sich außerdem Zeit, andere Messeaussteller zu beobachten und sich gegebenenfalls mit Ihnen auszutauschen – so können Sie zum Beispiel Inspiration oder Erfahrungen für Ihre nächste Messe sammeln.
Sollte am Messetag mal etwas nicht so laufen, wie Sie es geplant hatten, bewahren Sie Ruhe und versuchen Sie eine Lösung zu finden. Haben Sie zum Beispiel die Visitenkarten vergessen, dann schreiben Sie Ihrem Gegenüber doch gleich eine E-Mail mit Ihren Kontaktdaten. Gehen die Getränke aus, bieten Sie Ihren Kunden doch eine Tasse Kaffee bei ihrem nächsten Besuch in der Filiale an.
5. Nach der Messe ist vor der Messe
Nutzen Sie die Zeit nach der eigentlichen Messe, um alle tatsächlich angefallenen Kosten mit den geplanten Kosten zu vergleichen. Setzen Sie sich außerdem mit Ihren definierten Zielen auseinander: Wurden diese erreicht? Sammeln Sie Feedback von Ihrem Messeteam und werten Sie Besucherfragebögen aus. Und vergessen Sie nicht, sich bei Ihren neuen Kontakten und Kunden zu melden: Ein Anruf, eine E-Mail oder ein postalisches Anschreiben kurz nach der Messe signalisiert Wertschätzung und Interesse.
