Das Briefpapier ist ein absoluter Standard in der Geschäftswelt. Es repräsentiert Ihr Unternehmen und soll einen professionellen und ansprechenden Eindruck hinterlassen. Die Gestaltung sollte nach Ihrer Corporate Identity erfolgen; Elemente, Schriften und Farben, die Sie in anderen Werbemitteln verwenden, sollten hier ebenfalls zum Einsatz kommen. Unternehmensname und Logo sind gut sichtbar zu platzieren und fühlen sich oben im Briefkopf häufig am wohlsten. Doch bei allen Standards schleichen sich immer wieder Irrtümer ein. Wir zeigen Ihnen die sieben größten Fehler bei der Gestaltung von Briefpapier.
Inhalt
- DIN-Norm? Ich bin kreativ, ich brauche keine DIN-Norm.
- Detailtypografie? Nicht nötig!
- Je bunter, umso besser, ich muss doch auffallen.
- Mein guter Name reicht!
- Alle Seiten sollen gleich aussehen.
- Papier ist doch immer gleich.
- Ich kontrolliere am Monitor – das genügt.
1. DIN-Norm? Ich bin kreativ, ich brauche keine DIN-Norm.
Falsch. Nur bei korrekt platzierten Elementen können Sie den Bogen für den Umschlag falzen, die Post kann den Empfänger durch das Fenster lesen, und der Empfänger kann mit den Lochmarken den Briefbogen an den richtigen Stellen lochen und in die üblichen Ordner abheften.
Arbeiten Sie also nach der DIN-Norm 5008 und platzieren Sie den Raum für Empfänger, Absender, aber auch für Loch- und Falzmarken an die richtigen Stellen. Einer kreativen Gestaltung tut das übrigens keinen Abbruch – kreativ bedeutet nicht, dass die Platzierung von Objekten wahllos sein muss.
2. Detailtypografie? Nicht nötig!
Falsch. Professionelles Briefpapier zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass die Informationen schnell und leicht zu erfassen sind. Dafür sind typografische Feinheiten unerlässlich. Speziell Zahlenreihen wie Telefonnummern und Kontodaten wie die IBAN sollte man korrekt gliedern. Auch die Schreibweise von Abkürzungen oder Einheiten sollte typografisch gut gelöst werden, damit sich beim Erfassen möglichst keine Fehler einschleichen.
3. Je bunter, umso besser, ich muss doch auffallen.
Falsch! Ein Briefbogen ist nicht dazu da, um aufzufallen. In erster Linie soll der Briefbogen Informationen transportieren und informieren. Zudem fällt man nicht automatisch auf, indem man mit möglichst vielen Farben arbeitet. Und zu guter Letzt ist es nicht immer von Vorteil, um jeden Preis aufzufallen – einen „richtigen“ Eindruck zu hinterlassen, ist oftmals der bessere Weg. Verwenden Sie also lediglich Ihre Hausfarbe oder kombinieren Sie eine zweite Farbe dazu, wenn Ihr Corporate Design lediglich aus einer Farbe besteht. Mehr als drei Farben sind aber in der Regel weder nötig noch von Vorteil.
4. Mein guter Name reicht!
Falsch. Firmenbriefpapier muss einige bestimmte Angaben enthalten. Die Angaben unterscheiden sich je nachdem, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. In jedem Fall nötig sind der Firmenname, die Adresse, Telefon, Internet und E-Mail. Abhängig von der Rechtsform des Unternehmens sind weitere Angaben wie die Unternehmensart oder auch die Namen der Geschäftsführer notwendig. Studieren Sie vor der Gestaltung die Vorgaben – bei fehlenden Angaben kann Sie das Registergericht zu einem sogenannten Zwangsgeld bis maximal 5000 Euro verurteilen.
5. Alle Seiten sollen gleich aussehen.
Falsch. Wer häufig zwei oder mehr Seiten verschickt, sollte zwei Varianten von Seiten erstellen. Dabei enthält die erste Seite alle relevanten und nötigen Angaben, die der Empfänger benötigt und die den Vorschriften entsprechen. Ab der zweiten Seite genügt beispielsweise eine reduzierte Kopf- und Fußzeile. Bankverbindungen, Telefon und andere Angaben können also getrost auf den Folgeseiten fernbleiben; das Logo und der Firmenname sollten Sie wiederholen, die Daten können Sie aber zum Beispiel kleiner oder leicht verändert im Hintergrund platzieren.
6. Papier ist doch immer gleich.
Falsch. Das gewählte Papier ist Teil des Erscheinungsbildes und hinterlässt in den Händen des Empfängers einen ersten, haptischen Eindruck. Bereits an dieser Stelle entscheiden Sie also, wie der Empfänger Sie und Ihr Papier wahrnimmt. Bedenken Sie, dass es nicht nur bei der Papierstärke, sondern auch bei der Oberflächenbeschaffenheit sowie bei der Farbe Unterschiede gibt – weiß ist nicht gleich weiß.
Spätestens dann, wenn Sie mehrere Seiten versenden, sollten Sie das Papiergewicht beachten. Bei einer Grammatur von 80 g können Sie bis zu drei Briefbögen im Format DIN A4 mit dem Standardporto versenden.
7. Ich kontrolliere am Monitor – das genügt.
Falsch. Besonders dann, wenn Sie mit kleinen Schriftgraden arbeiten, ist es wichtig, einen Probeausdruck zu erstellen. Denn auch bei einer Monitordarstellung von 100 Prozent unterscheidet sich die Lesbarkeit einer Schrift auf dem Monitor mit der auf Papier. Bevor Sie also das Risiko eingehen und die Daten mit einem nicht optimalen Ergebnis drucken lassen, sollten Sie den Briefbogen auf einem Office-Drucker in Originalgröße ausdrucken. Nur mit dem Ausdruck können Sie feststellen, ob die Schrift noch gut lesbar ist, oder ob sie vergrößert oder eventuell gewechselt werden muss.
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