Anrede und Grußformel im Brief

Soweit, so gut. Doch wie sieht es eigentlich mit der inhaltlichen Ausgestaltung von Anrede und Grußformel am Ende eines Briefes oder einer E-Mail aus? Hierfür gibt es nämlich keine genauen Vorgaben. Es gelten lediglich Konventionen – und an diesen scheiden sich mitunter die Geister. Wir haben deshalb bei Imageberaterin Imme Vogelsang Rat eingeholt. Sie ist Pressesprecherin des Netzwerkes „ETI – Etikette Trainer International“.

Guter Stil kommt per Brief und E-Mail gut an

Ebenso wie für den persönlichen Auftritt gilt auch in der schriftlichen Kommunikation: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Um im geschäftlichen Schriftverkehr gleich auf Anhieb den richtigen Ton zu treffen, empfiehlt die Etikette-Expertin deshalb vor allem für den Erstkontakt mit dem Anrede-Klassiker „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu starten und in diesem Fall den Brief auch klassisch-konservativ mit „Freundliche Grüße“ zu beenden. Das „Hochachtungsvoll“ sei mittlerweile komplett verschwunden und auch die Schlussformel „Mit freundlichen Grüßen“ sei nun auch schon mittlerweile 20 Jahre nicht mehr angesagt. Im Übrigen mache es für Anrede und Schlussformel in der geschäftlichen Korrespondenz keinen Unterschied, ob man sich per Brief oder E-Mail an den Empfänger wende, betont Imme Vogelsang.

Insgesamt beobachte sie den Trend, dass man sich weniger an Konventionen hält, was mitunter in Anreden gipfele wie „Guten Tag, liebe Imme Vogelsang“. Was für den einen nett gemeint klingt, tönt in den Ohren unserer Etikette-Expertin unhöflich und distanzlos. Sie vermutet, der Absender will dadurch moderner oder jugendlicher klingen. Dabei werde aber häufig die Zielgruppe vernachlässigt. Vogelsang meint dazu: „Junge Leute, die in der Start-up-Szene unterwegs sind, finden solche Floskeln womöglich unproblematisch, in konservativen Unternehmen ist so etwas jedoch ein absolutes No-Go.“

Sofern man sich bereits persönlich kenne und ein Vertrauensverhältnis bestehe, sei die Anrede „Lieber XY“ durchaus möglich. Als Schlussformel könne hier dann auch frei gewählt werden, nur die formalen „Freundlichen Grüße“ scheiden aus. Man kann dann „viele, herzliche, sonnige Grüße nach oder aus“ schicken, gerade wie es dem persönlichen Stil entspricht. Bei der Auswahl der passenden Anrede und Schlussformel sollte bedacht werden, dass manche Anschreiben auch an andere Kollegen und Abteilungen weitergeleitet werden müssen. Schon deshalb kann die Wahl einer förmlichen Kommunikationsebene ratsam sein.

Richtige Anrede im Wissenschaftsbetrieb

Speziell bei Trainings an Hochschulen, berichtet Imme Vogelsang, werde ihr immer wieder zugetragen, dass Professoren den schriftlichen Kommunikationsstil vieler Studierenden zunehmend als unhöflich empfänden. Statt „Hallo Herr Prof. XY“ lautet die korrekte schriftliche Anrede nämlich „Sehr geehrter Herr Professor XY“ oder „Sehr geehrte Frau Professorin XY“. Es gibt keine „Frau Professor“ mehr. Der Name muss zwingend angehängt werden. „Hallo“ sei in diesem und im beruflichen Umfeld allgemein keine passende Anrede, es sei denn, man duzt sich oder der Absender hat diese Anrede vorgegeben.

Die Hierarchieebene entscheidet

Sofern wir mit einem Anschreiben mehrere Personen ansprechen möchten, stellt sich schnell die Frage, wen wir in der Anrede zuerst nennen. Vielleicht unseren Ansprechpartner, mit dem wir am meisten zu tun haben? Hier gilt, dass derjenige Adressat, der die ranghöchste Stellung einnimmt, als erstes genannt wird. Dies trifft auch dann zu, wenn wir uns mit dem Brief an Damen und Herren wenden. Bekleidet der Herr eine höhere Position als die Dame, wird der Herr also zuerst genannt. Sofern wir mehrere Adressaten ansprechen, sollten die Anreden untereinander aufgeführt werden.

Konvention hat manchmal Vorrang

Manchmal fragt man sich vielleicht, wie man jemanden im Brief anschreibt, zu dem man einen guten, vielleicht sogar langjährigen geschäftlichen Kontakt pflegt. Es gibt bereits eine Vertrauensebene, weil man sich das eine oder andere Mal persönlich unterhalten hat. Ist es nun opportun, einen Geschäftsbrief mit „Liebe/ Lieber Frau/Herr“ zu beginnen? Die Antwort lautet: Das kann man schon machen. Aber: Ist damit zu rechnen, dass unser Anschreiben als Anlage zu einem geschäftlichen Vorgang in andere Abteilungen weitergereicht wird und schließlich vielleicht eine steuerrechtliche Unterlage darstellt, sollte der förmlichen Anrede Vorrang gegeben werden. Der Geschäftspartner wird das sicher verstehen. In diesem Zusammenhang wird häufig empfohlen, handschriftlich ein „Liebe Frau/Herr“ hinzuzufügen. Das ist zwar nett gemeint, führt allerdings zum gleichen Problem – und macht das Schreiben sogar noch persönlicher.

Es kann allerdings zum Stil oder zur Corporate Behaviour einer Firma gehören, bereits im ersten Kontakt von der klassischen Anrede abzuweichen. Gerade in kreativen Bereichen wie der Werbebranche oder in der IT, gibt es einen Trend, auch in der schriftlichen Kommunikation weniger formell aufzutreten. Das beginnt damit, dass bereits im Erstkontakt geduzt wird, sowohl schriftlich als auch mündlich. Förmlich korrekt wäre es, zunächst freundlich nachzufragen, ob auch der Gesprächspartner mit diesem Kommunikationsstil einverstanden ist. Denn es gibt nach wie vor noch genügend Branchen, in denen Förmlichkeit zum guten Ton gehört, oder wie es Etikette-Trainerin Imme Vogelsang ausdrückt: „Es ist immer besser, etwas zu förmlich als zu schnell zu persönlich zu formulieren.“