Die Festschrift – so wird sie ein Erfolg

„Festschrift“ klingt in manchen Ohren wohl etwas altbacken. Dabei handelt es sich um eine wunderbare Möglichkeit, das eigene Unternehmen oder den Verein zu präsentieren. Wer die wichtigsten Aspekte beherzigt, schafft damit nicht nur ein schönes Erinnerungsstück, sondern ein wertvolles Marketingwerkzeug.

Was ist eine Festschrift?

Die Festschrift ist eine Publikation zu einem feierlichen Anlass, meistens einem Jubiläum, mitunter aber auch einer Eröffnung oder Verabschiedung. Generell lassen sich Festschriften in zwei große Kategorien unterteilen.

Akademische Festschrift

Dabei handelt es sich um eine Hommage an einen herausragenden Wissenschaftler, die dieser in der Regel zu einem runden Geburtstag bekommt. Neben einer Laudatio und einer Bibliografie besteht eine akademische Festschrift hauptsächlich aus Fachbeiträgen von Wegbegleitern des Geehrten: ehemaligen Kommilitonen und Studenten sowie Forschungskollegen.

Diese Autoren sollten spätestens ein Jahr vor Abgabetermin angefragt werden. Für Korrekturabläufe müssen einige Wochen zur Verfügung stehen. Da nämlich nie alle Gastbeiträge rechtzeitig eintreffen, empfiehlt es sich, einen zeitlichen Puffer einzubauen.

Für Unternehmen und Vereine

Inhaltlich unterscheiden sich die Festschriften für Unternehmen und Vereine erheblich, die einzelnen Elemente sind jedoch vergleichbar. In den folgenden Abschnitten werden wir uns auf diese Art von Festschrift konzentrieren.

Wozu eine Festschrift?

Eine Publikation in dieser Größenordnung ist mit erheblichem zeitlichen und auch einem gewissen finanziellen Aufwand verbunden. Deshalb stellt sich gleich zu Anfang die Frage, ob sich der Einsatz lohnt. Eine mittelmäßige Broschüre, die niemand gerne zur Hand nimmt, ist ihr Geld vermutlich nicht wert.

Steht als Ergebnis aller Mühen aber eine attraktive Publikation da, verfügen Sie damit über ein erstklassiges Aushängeschild für Ihr Unternehmen oder Ihren Verein. Es dient der Imagepflege, der Steigerung des Bekanntheitsgrades sowie der Bindung von Kunden beziehungsweise Mitgliedern.

Fällt die Entscheidung zugunsten einer Festschrift, müssen sich die Kräfte bündeln, um eine professionelle Broschüre zu erstellen. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Publikation ist eine gründliche Planung.

Festschrift planen

Lieber zu früh als zu spät, heißt hier die Devise. Wer noch nie eine derartige Publikation erstellt hat, sollte sich schon länger als ein Jahr vor dem Veröffentlichungstermin Gedanken über die Ausführung machen. Kann man auf vorhergehende Exemplare zugreifen, lassen sich die bestehenden Strukturen nutzen. Doch selbst in diesem Fall beginnt die Planung am besten mindestens zwölf Monate zuvor.

Folgende Fragen sind gleich im Vorfeld zu klären:

• Wieviel Geld steht für die Erstellung zur Verfügung?
• Welche Ausführung und welches Format soll die Festschrift haben?
  • Gebunden, geheftet oder geklammert?
  • Quadratisch oder Hochformat?
  • Broschüre oder Buch?
• An welche Zielgruppen richtet sich die Publikation?
• Wer koordiniert die Festschrift, wer beteiligt sich?
• Wieviel Arbeitszeit muss eingeplant werden?
• Welche Inhalte sollen in die Publikation?
• Sollen Gastautoren zum Einsatz kommen oder werden alle Texte selbst geschrieben?
• Wie soll die Festschrift verteilt werden?

Zeit- und Produktionsplan aufstellen

Sobald die Entscheidung für eine Festschrift gefällt wurde, empfiehlt es sich, einen Zeitplan aufzustellen. Dabei setzen Sie das Verteilungsdatum als Startpunkt und rechnen zurück. Von vorne ausgehend ergibt sich dann ein Zeitplan, der in etwa aussieht:

• Mehr als ein Jahr zuvor: Benötigen Sie wissenschaftliche Gastautoren, sollten Sie diese am besten länger als 12 Monate zuvor anfragen, da sie oft viele anderweitige Verpflichtungen haben.
• Ein Jahr zuvor: Legen Sie Gestaltung und Inhalte der Publikation fest. Verteilen Sie die Aufgaben, wer Daten sammelt, schreibt, Bildmaterial besorgt, layoutet etc.
• Zwei bis drei Monate zuvor: Redigieren Sie die Texte, mahnen Sie eventuelle Nachzügler an, lassen Sie die Seiten layouten und Korrekturlesen. Wenn Sie keine flexible Online-Druckerei beauftragen, müssen Sie in diesem Zeitraum Ihre PDFs zum Druck abgeben und in den folgenden Wochen Korrekturfahnen prüfen.
• Vier Wochen zuvor: Bei einer Online-Druckerei sollten Sie Ihre Publikation jetzt hochladen. Die Produktion dauert nur einige Tage, aber ein zeitlicher Puffer ist immer sinnvoll. Würden Sie im schlimmsten Fall beispielsweise noch einen peinlichen Fehler entdecken, wäre es möglich, noch nachdrucken zu lassen.

Ebenso wichtig sind ein Layoutplan und ein Produktionsplan. In ersterem vermerken Sie, welche Inhalte auf welche Seite kommen, in zweitem wird der Fortschritt festgehalten. So bewahren Sie die Übersicht, welche Texte bereits vorhanden sind, welche Seiten über ein fertiges Layout verfügen und welche schon als Druck-PDF vorliegen.

Der Aufbau

Es gibt einen logischen Ablauf für eine Publikation, an der man sich orientieren sollte. Zudem gibt es einige Elemente, die entweder zum Pflichtprogramm einer Festschrift gehören oder zumindest erwartet werden.

Übliche Elemente

Manches muss, manches kann. Eine Balance zwischen vertrauten Elementen und einigen überraschenden Aspekten ist perfekt.

• Titel: Die Umschlagseite „U1“ – Titelblatt, ist Visitenkarte und Schaufenster in einem. Hier erfährt man, worum es zu welchem Anlass geht. Sie soll informieren und natürlich Interesse wecken, damit möglichst jeder die Festschrift auch liest.
• Grußworte/Begrüßung: Bei Vereinen treten an dieser Stelle Vorstände, Bürgermeister, Schirmherren und -damen sowie diverse Honoratioren in Erscheinung. Unternehmen lassen den Chef beziehungsweise jemanden aus der Führungsebene zu Wort kommen. Wichtig ist in jedem Fall, die Zielgruppe anzusprechen und den festlichen Anlass einzubeziehen. Anreißen kann man zudem einige der Inhalte und einen kurze Rückblick. Dieses Element ist in allen Festschriften zu finden und quasi Pflicht.
• Inhaltsverzeichnis: Bei umfangreichen Publikationen bietet sich zwecks Übersichtlichkeit ein Inhaltsverzeichnis an. Bei akademischen Festschriften ist sie ein Muss, denn dort sind die Beiträge der Wissenschaftler aufgelistet.
• Chronik: Sowohl bei Vereinen als auch Unternehmen erwarten die Leser eine Chronik. Diese beginnt normalerweise mit der Gründung und umfasst alle Meilensteine inklusive den Anlass für die Festschrift. Bei ausgesprochenen Gründerlegenden kann die Chronik auch mit Ausschnitten aus dessen Vita beginnen.
• Ehrungen und Auszeichnungen: Vereine ehren an dieser Stelle verdiente und langjährige Mitglieder – Unternehmen können hier Auszeichnungen und Höhepunkte der Firmengeschichte präsentieren.
• Aktuelle Situation und Ausblick: Dies ist der Bereich zum „Austoben“. Er bietet Raum für eine ausführliche Selbstdarstellung, die im Idealfall gleichermaßen informativ wie unterhaltsam ausfällt. Ein Ausblick auf weiterführende Pläne zeugt von Dynamik und Vertrauen.
• Programm: Wenn die Festschrift ihrem Namen im wahrsten Sinne gerecht wird und tatsächlich als Begleitung zu einer Feier erscheint, darf der ungefähre Ablauf des Programms nicht fehlen. Er steht traditionell hinten an, da man ihn dort leicht findet und er nach dem Fest an Bedeutung verliert. Die weiterhin relevanten Inhalte befinden sich davor.

Die Inhalte

Was soll nun genau in der Festschrift stehen? Der Inhalt muss natürlich einen Bezug zum festlichen Anlass bieten, gleichzeitig auch Verein oder Unternehmen ins rechte Licht rücken und die Zielgruppen ansprechen. Kopfzerbrechen bereitet dabei meistens der mittlere Teil, den wir oben mit „Aktuelle Situation und Ausblick“ bezeichnet haben.

Ein Verein stellt hier üblicherweise seine einzelnen Abteilungen und Aktivitäten vor. Für ein Unternehmen gestaltet sich die Ausfüllung dieses Bereichs deutlich schwieriger. Führen Sie sich bei den Überlegungen vor Augen, für welche Zielgruppen die Festschrift gedacht ist und welchen Eindruck Sie diesen von Ihrem Unternehmen vermitteln wollen.

Die Leser sollten nach dem Durchsehen wissen, was Sie tun, wofür Sie stehen, welche Visionen Sie verfolgen und welche sozialen Engagements Sie unter Umständen pflegen. Achten Sie darauf, dass sich keine Widersprüche zu anderen Publikationen (falls vorhanden) ergeben.

Die einzelnen Abschnitte sollten sich logisch auseinander ergeben oder durch einen schlüssigen roten Faden miteinander verbunden sein. Besonders ansprechend ist es auch, Mitarbeiter zu Wort kommen zu lassen. Diese können beispielsweise aus ihrer Sicht einzelne Unternehmensbereiche vorstellen. Bei unterschiedlichen Textern ist darauf zu achten, dass dennoch alles wie aus einem Guss wirkt.

Die Gestaltung

Bevor die Texte den Weg ins Gehirn der Leser finden, entfaltet das äußere Erscheinungsbild seine Wirkung. Es ist deshalb extrem wichtig, dass ein Profi die Gestaltung übernimmt. Zu beachten sind folgende Punkte.

Broschüre oder Buch?

Die Auswahl richtet sich nach dem Budget, der Auflagenhöhe und dem Anlass. Dient die Festschrift nur als erweitertes Programmheft für eine Feier, genügt sicherlich eine Broschüre. Bildet hingegen das hundertjährige Bestehen eines Unternehmens den Rahmen, stellt ein Buch das angemessenere Format dar.

Bei Broschüren stehen Klammerheftung, Klebefalz und Spiralbindung zur Auswahl. Besonders exklusive Bücher besitzen eine Fadenbindung, die häufiger gewählten Bücher werden mit Klebebindung produziert. Sie haben den Vorteil, günstiger zu sein, und sind deshalb erste Wahl, wenn man nicht nur eine sehr kleine Stückzahl benötigt.

Format und Papier

DIN A4 ist natürlich praktisch, es passt in jede Aktentasche und in jedes Ablagesystem. Eine Festschrift soll jedoch nicht im Regal verstauben, sondern immer wieder zur Hand genommen werden. Sie darf und soll deshalb etwas aus dem Rahmen fallen, und das kann durchaus ein anderes Format bedeuten: quadratisch, Quer- statt Hochformat oder Sonderformen.

Das Papier muss von hervorragender, schwerer Qualität sein, damit die Haptik und die Farbwiedergabe stimmen. In unserem Onlineshop finden Sie verschiedene Papiere wie Bilderdruck-, Offset– und Recyclingpapier zur Auswahl.

Corporate Design

Falls Sie bereits Publikationen herausgegeben haben, dienen diese als Orientierung. Wenn nicht, sollten Sie mit der Festschrift einen Standard setzen und dabei Ihr Corporate Design heranziehen. Übernehmen Sie die Unternehmensfarben oder bereits verwendete Gestaltungselemente.

Die Festschrift sollte sich von alltäglichen Broschüren abheben, weshalb unterscheidende Elemente zum Einsatz kommen sollten. Denkbar sind beispielsweise eine Oberflächenveredelung für die Titelseite und eine stilisierte Zahl, die auf den festlichen Anlass hinweist.

Layout

Freie Flächen wirken edel, großzügig und sorgen für mehr Übersichtlichkeit. Sie sollten deshalb darauf achten, dass das Layout unter Berücksichtigung des Corporate Designs „luftig“ bleibt. Wirken manche Bereiche zu überfrachtet, bleibt die Überlegung, den Seitenumfang zu erhöhen. Einklinker und Infoboxen verhindern Bleiwüsten und lenken gleichzeitig die Aufmerksamkeit auf so hervorgehobene Punkte.

Bilder

Ein Text kann noch so spannend sein, der Blick wandert zuerst zum Bild. Deshalb sollten in der Festschrift zum einen Bilder überhaupt vorkommen und zum anderen von aller höchster Qualität sein. Das gilt vor allem bei solchen, die großformatig oder sogar über eine Seite beziehungsweise Doppelseite gezogen werden sollen.

Gerade bei alten Fotos für die Chronik ergibt sich das Problem, dass diese oft von kleinem Format und manchmal nicht besonders scharf sind. Auf keinen Fall sollten diese so groß gezogen werden, dass sie körnig erscheinen. Hier muss man mit Tricks arbeiten wie beispielsweise die Fotos in einem Negativstreifen oder einem Album abzubilden.

Die Motive sollen neugierig machen und das Geschriebene illustrieren. Wie immer wirken besonders solche Fotos interessant, die Menschen abbilden. Nach Möglichkeit sollten die Bilder authentisch sein und nicht von einer Agentur stammen.

Festschrift erstellen

Der Teufel steckt bekanntermaßen im Detail, was ganz besonders auch für die Erstellung einer Festschrift gilt. Manche Ideen lassen sich nicht wie geplant umsetzen, viele Arbeitsabläufe werden unterschätzt und am Ende rast auch immer die Zeit viel zu schnell. Wenn dann noch unvorhersehbare Probleme auftreten, liegen die Nerven oft blank. Stecken Sie deshalb Ihren Zeitplan nicht zu eng, damit Raum zum Reagieren bleibt.

Hier die einzelnen Arbeitsschritte im Überblick:

Vorarbeiten

• Zuständigkeiten klären: Wer macht was? Wo laufen alle Fäden zusammen? Es muss klar sein, wer das Projekt leitet und wer wann was bereitstellen muss.
• Umfang, Format und Optik bestimmen: Wie soll die Publikation aussehen? Broschüre oder Buch? Wie viele Seiten?
• Inhalte und Aufteilung: Was muss rein? Welche Themen wollen wir in den Mittelpunkt stellen? Wieviel Platz bekommt jedes einzelne Thema? Ein roter Faden hält im Idealfall die Bestandteile in einer sinnvollen Abfolge zusammen.
• Druck planen: Wählen Sie eine Druckerei und erkundigen Sie sich nach den Abgabefristen. Vereinbaren Sie – wenn nötig – einen Drucktermin.
• Bildmaterial besorgen: Im besten Fall haben Sie die benötigten Bilder bereits im Haus. Dann geht es nur darum, eine Auswahl zu treffen. Mitunter besitzen Fotos nicht die erforderliche Qualität für einen hochwertigen Druck, so dass neue geschossen werden müssen. Engagieren Sie eventuell einen Fotografen. Das ist besonders empfehlenswert, wenn noch überhaupt kein Bildmaterial vorliegt. Die Fotos für die Publikation können so aufeinander abgestimmt entstehen.

Laufende Arbeiten

• Texte schreiben (lassen): Wer alles schreibt, hat die Kontrolle, bringt oft aber nicht genug Abwechslung in die Texte. Bei mehreren Autoren besteht hingegen die Gefahr, dass die Texte nicht so recht zueinanderpassen. Das Problem lässt sich auf zweierlei Weise lösen: Man kennzeichnet die einzelnen Texte als Gastbeiträge, dann ist die Unterschiedlichkeit gewollt, spiegelt eine gewisse Diversität wider. Wenn die Publikation hingegen wie aus einem Guss wirken soll, brauchen alle Verfasser im Vorfeld ein ausführliches Briefing. Gibt es trotzdem Ausreißer, werden sie beim Redigieren angepasst.
• Layouten: Das Layout steht frühzeitig fest. Bilder und Texte werden laufend eingebaut. Das verhindert, dass sich gegen Ende alles staut und verschafft Zeit fürs Umdisponieren, wenn etwas nicht wie geplant aussieht.
• Korrekturlesen: Unterschätzen Sie nicht den Fehlerteufel. Selbst bei vielen Durchsichten geht manchmal etwas unter. Lassen Sie die Festschrift daher von möglichst vielen Personen Korrekturlesen.
• Druck vorbereiten: Ist alles fertig, stehen die Druck-PDFs an. Planen Sie zudem die Zeit für das benötigte Hochladen ein.
• Verteilen: Soll die Festschrift zu einem bestimmten Zeitpunkt im Haus vorliegen, müssen Sie lediglich den Drucktermin darauf abstimmen. Möchten Sie alle oder einzelne Exemplare verschicken, müssen Sie noch die Zeit (und Kosten) für den Versand einplanen. Wenn Sie die Verteilung nicht selbst übernehmen möchten, können Sie auch Ihren Druckpartner direkt mit einer Prospektverteilung beauftragen. In jedem Fall sollten Sie an die Pflichtexemplare denken.

Beispiel aus der Praxis

Wer noch nie eine derartige Publikation verfasst hat, kann sich die damit verbundenen Herausforderungen meist nur schwer vorstellen. Die Verfasser einer Vereins-Festschrift haben sich daher die Mühe gemacht, ihre Erfahrungen ausführlich für alle zugänglich festzuhalten. Deshalb finden Sie auf der Seite der Freiwilligen Feuerwehr Schallstadt die einzelnen Stationen einer Festschrift-Erstellung beschrieben.

Die Inhalte lassen sich nur bedingt auf eine Unternehmenspublikation übertragen. Für die praktische Ausführung hält die Schilderung allerdings einige wertvolle Tipps bereit.