Große Veranstaltungen sind eine Herausforderung für alle Beteiligten: Von der Vorbereitung über die Werbung bis hin zum Veranstaltungstag muss jeder Punkt stimmen.
Viele Unternehmen beauftragen daher heute eine Eventagentur mit der Organisation von Messeauftritten, Konzerten, Kundgebungen oder anderen Veranstaltungen. Aber ist das überhaupt notwendig? Erledigt eine Agentur die Eventorganisation so viel besser? Lesen Sie unsere Pro’s und Con’s und entscheiden Sie anschließend selbst: Stemmen Sie Ihre Veranstaltung alleine oder geben Sie die Organisation in professionelle Hände? Zusätzlich geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie die richtige Eventagentur finden und was zu beachten ist, wenn Sie Ihre Veranstaltung selbst organisieren.
Inhaltsverzeichnis:
Pro und Kontra einer Eventagentur
Es gibt viele Gründe, warum Sie sich dafür oder dagegen entscheiden können, eine Eventagentur mit Ihrer Veranstaltung zu betrauen.
- Pro
- Zeitaufwand: Planung, Betreuung und Vermarktung einer Veranstaltung brauchen viel Zeit. Vor allem kleinere Teams haben diese nicht, weshalb sie eine Agentur beauftragen
- Personal: Vom Manager oder Koordinator bis zur ausführenden Hand – für eine Großveranstaltung werden viele helfende Hände benötigt. Wenn nicht genug Personal verfügbar ist, sollte lieber auf Profis zurückgegriffen werden
- Fachkenntnis: Dazu zählen nicht nur Know-how für die Eventplanung, sondern auch das Wissen um Gesetze und Vorschriften. Ausgebildete Eventmanager sind in der Regel fachlich besser auf die Aufgaben vorbereitet als Laien
- Erfahrung: Die Mitarbeiter einer Eventagentur haben Erfahrung auf allen Gebieten – z.B. auch rund um Großveranstaltungen
- Kontakte: Jeder Eventmanager verfügt über ein gewisses Repertoire an Caterern, Locations oder anderen Partnern wie Verleihern von Festzelten oder Veranstaltungstechnik. An diese Netzwerke kommen Sie oftmals als Externer überhaupt nicht heran
- Modernste Technik: Professionelle Dienstleister in der Branche haben Zugriff auf die neusten Trends in Sachen Beleuchtung oder innovative Konzept-Ideen
- Selbst Gast sein: Wenn Sie alle Aufgaben rund um Ihr Event abgeben, müssen Sie sich am Tag der Veranstaltung auch um nichts kümmern und können die Zeit zum Netzwerken nutzen
- Fester Ansprechpartner und Verantwortlicher: Eine Eventagentur bieten Ihnen in der Regel einen festen Ansprechpartner an. Dieser steht auch am Tag der Veranstaltung bereit und kann im Notfall entsprechend reagieren
- Klare Kostenübersicht: Die Agentur bekommt von Ihnen ein gewisses Budget für das beauftragte Event. Bei seriösen Anbietern können Sie sicher sein, dass dieses auch eingehalten wird
- Kontra
- Unternehmen und Ziele: Sie selbst und Ihr Team kennen Ihre Firma am besten. Damit haben Sie die perfekte Ausgangsbasis, um ein Event zu planen, das genau zu Ihrer Marke passt und Ihre Unternehmens- und Marketingziele unterstützt.
- Zielgruppen-Knowhow: Sie als Veranstalter oder Unternehmer kennen auch die Menschen, die Sie mit Ihrem Event ansprechen möchten, am besten. Wichtig für die Umsetzung Ihrer Pläne ist nur, die Zielgruppe der Veranstaltung nochmal genau zu definieren und idealerweise schriftlich festzuhalten
- Interne Zusammenarbeit: Ohne eine Eventagentur als zusätzlichen Partner, ist es einfacher, andere Abteilungen (PR, HR, Marketing, Vertrieb usw.) in das Eventmarketing einzubinden. Sie halten die Fäden in der Hand und koordinieren alle Aktivitäten, wie Kommunikations- oder Brandingmaßnahmen.
- Kommunikation: Anliegen müssen Sie nicht erst gebündelt oder aufbereitet an die Eventagentur weitergeben. Stattdessen können diese direkt intern angesprochen und Aufgaben deligiert werden. Auch wichtige Entscheidungen können Sie direkt mit der obersten Ebene absegnen lassen und innerhalb kürzester Zeit umsetzen
- Budget: Die Kosten zur Planung des Events sind auch als Kontra-Argument anzuführen. Je nach Umfang Ihrer Veranstaltung kann es deutlich günstiger sein, die Organisation selbst in die Hand zu nehmen
- Mitarbeiter-Kompetenzen: Möglicherweise haben Sie geeignete Personen im Haus, ohne es zu wissen. Nutzen Sie diese internen Ressourcen und fragen Sie nach Freiwilligen für den „großen Tag“. Das stärkt ganz nebenbei auch das Selbstvertrauen und das Wertschätzungsgefühl Ihrer Mitarbeiter
- Nachbereitung: Zu jeder Veranstaltung gehört auch die nachträgliche Analyse. Was kann beim nächsten Mal verbessert werden? Wo hat es gehakt? All diese Analyse-Ergebnisse lassen sich leichter sammeln und auswerten, wenn Sie selbst an der Planung und Durchführung Ihres Events beteiligt waren
So finden Sie die passende Eventagentur
Sie haben sich dazu entschieden, Ihre Veranstaltung professionell organisieren zu lassen? Dann stehen Sie unter Umständen bereits vor dem nächsten Problem: Eventagenturen gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Im Folgenden erhalten Sie einige Tipps für die Suche.
1. Event ist nicht gleich Event
Zwischen einem intern ausgerichteten Firmenfest und einer auf weltweites Publikum ausgelegten Tagung liegen Welten. Entsprechend unterschiedlich sind auch die Ansprüche an die Eventagentur. Brauchen Sie beispielsweise Unterstützung bei der Umsetzung einer Genussmesse? Dann sollten Sie sich nicht an eine Agentur wenden, die auf Vortragsorganisation spezialisiert ist. Suchen Sie Profis, die in dem Bereich Erfahrung haben, in den Ihre Veranstaltung fällt.
2. Mundpropaganda und Online-Bewertungen beachten
Der erste Weg, um eine geeignete Veranstaltungsagentur zu finden, ist heute natürlich via Internet. Denken Sie aber daran, dass drei Fünf-Sterne-Bewertungen alleine noch relativ wenig über die Kompetenz des Dienstleisters aussagen. Sie kennen jemanden, der bereits ein Event mit einer Agentur zusammen gestaltet hat? Dann fragen Sie nach, wie es gelaufen ist und ob die Eventagentur zu empfehlen ist. Mundpropaganda ist immer noch die beste Werbung!
3. Mehrere Angebote einholen
Natürlich steckt hinter jedem Event auch ein Preis für die gelungene Organisation. Holen Sie sich zunächst bei verschiedenen Eventagenturen Angebote für Ihre Veranstaltung ein. Vergleichen Sie anschließend die einzelnen Leistungen und Kosten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Denken Sie bei der Investition in eine gute Eventagentur daran, dass die Ausgaben unter Umständen kurzfristig schmerzhaft sind, langfristig aber einen enormen positiven Effekt für Ihr Unternehmen erzielen können.
4. Den Überblick behalten
Besonders wenn Sie einige Angebote von unterschiedlichen Eventagenturen auf dem Tisch liegen haben, kann es schwer werden, sich für eines zu entscheiden. Erstellen Sie deshalb eine übersichtliche Tabelle, die alle Angebote erfasst, und nehmen Sie diese als Entscheidungshilfe zur Hand.
| Agentur | Angebot eingegangen am | Inklusive Vorbereitung | Inklusive Marketing | Inklusive Nachbereitung | Inklusive Catering | Preis |
| Agentur 1 | … | Ja/Nein | Ja/Nein | Ja/Nein | Ja/Nein | … |
| Agentur 2 | … | Ja/Nein | Ja/Nein | Ja/Nein | Ja/Nein | … |
| Agentur X | … | Ja/Nein | Ja/Nein | Ja/Nein | Ja/Nein | … |
Die Organisation selbst in die Hand nehmen
Wenn Sie es sich und Ihren Mitarbeitern zutrauen, die geplante Großveranstaltung oder die Firmenfeier selbst zu stemmen, statt die Organisation an eine Eventagentur zu übergeben, finden Sie in unserem Magazin einen ausführlichen Beitrag zur Eventorganisation. Dieser enthält zahlreiche Tipps und Tricks, um ein gelungenes Event (in großem Maßstab) gekonnt auf die Beine zu stellen. Drei Tipps möchten wir Ihnen aber bereits hier an die Hand geben.
- Planen Sie genug Zeit ein: Und das nicht nur zur Vorbereitung, sondern auch zur Nachbereitung. Nur so können Sie für das nächste Event dazulernen
- Beachten Sie allgemeine Sicherheitsvorkehrungen: Je nach Event-Typ haben Sie als Veranstalter unterschiedliche Rechte und Pflichten hinsichtlich der Sicherheit Ihrer Besucher
- Ihre Marke sichtbar machen: Das ist nicht nur bei Teamevents oder Info-Veranstaltungen wichtig, sondern immer dann, wenn Sie als Sponsor und Marke sichtbar werden wollen. Platzieren Sie Ihr Logo dort, wo es auch wahrgenommen wird
Fazit: Mit oder ohne Eventagentur?
Die Entscheidung für oder gegen eine Eventagentur ist nicht leicht. Während Zeit- und Personalaufwand sowie das fachliche Know-how dafür sprechen eine Eventagentur zu engagieren, halten Argumente wie Budget-Einsparungen oder eine einfachere Evaluation und Nachbereitung dagegen.
Haben Sie eine Entscheidung getroffen, dreht sich das Gedankenkarussell direkt weiter.
Wenn Sie einen Experten mit Ihrer Veranstaltung betrauen möchten, müssen Sie eine gute Eventagentur ausfindig machen. Dabei helfen Erfahrungsberichte, Bewertungen und natürlich die Empfehlung von Bekannten oder Kollegen. Anschließend holen Sie mehrere Angebote ein, vergleichen diese und wählen die Agentur, die sich am besten für Ihr Event eignet.
Sie wollen die Planung Ihrer Veranstaltung selbst in die Hand nehmen? Auch dann kommen einige Hürden auf Sie zu, die Sie jedoch mit einem ausgefeilten Konzept sowie hilfreichen Tipps zur Planung und Organisation des Events durchaus meistern können.
Bilder: Masson, J.K2507, Chutima Chaochaiya, Cookie Studio via Shutterstock
