Eventorganisation: So läuft Ihre Veranstaltung reibungslos und sicher ab

Sie planen für Ihr Unternehmen eine Großveranstaltung? Dann sollten Sie sich frühzeitig Gedanken um Konzept, Koordination und Vermarktung des Events machen. Wer denkt, dass das Buchen einer geeigneten Location und die Terminfindung die größten Baustellen in der Eventorganisation sind, der irrt. Auch die Feinheiten am Tag der Veranstaltung wollen im Voraus durchdacht und geplant werden: Ein weiterer wichtiger Punkt ist zum Beispiel die Sicherheit der Teilnehmer.

Wir geben Ihnen wertvolle Informationen und Tipps zur erfolgreichen Eventorganisation mit auf den Weg. Außerdem zeigen wir Ihnen, welche Stolperfallen es beim Planen und Organisieren von Events zu umgehen gilt.

Inhaltsverzeichnis

• Eventorganisation Schritt für Schritt
• Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden
• 5 Tipps für einen gelungenen Veranstaltungstag

Eventorganisation nach Plan

Organisation ist alles. Vor allem wenn es darum geht, unter Zeitdruck effektiv sowie effizient zu arbeiten und ein Event zu organisieren. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Konferenz, eine Messe, ein internes Firmenevent oder eine große Produktpräsentation handelt. Als Ausrichter und Hauptorganisator einer Veranstaltung sollten Sie stets den Überblick haben. Schließlich sind Sie und Ihr Team verantwortlich und die ersten Ansprechpartner für Technik, Caterer und Co. Gehen Sie daher am besten Schritt für Schritt vor und arbeiten Sie nach und nach die folgenden Punkte ab:

1. 1. • Zielgruppe
      • Konzept
      • Zeitplan
      • Team
      • Budget und Sponsoren
      • Detailplanung
      • Kommunikation und Marketing
      • Rechtslage

Zielgruppen definieren – für wen ist Ihr Event?

Wen genau möchten Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen? Dabei sollten Sie nicht nur an die Teilnehmer denken, sondern ebenso an Redner, Experten und Fachleute, die ein Interesse daran haben, mit Ihnen zu kooperieren. Je genauer Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld bestimmen, desto konkreter können Sie Ihre Veranstaltung an deren Interessen und Bedürfnissen ausrichten. Dabei ist es egal, ob es darum geht einen Catering-Service zu organisieren oder den Ticketpreis festzulegen.

Konzept erarbeiten und Thema festlegen

Ein durchdachtes Konzept ist das A und O in Ihrer Eventorganisation. Denn es hilft nicht nur beim Zeitmanagement, sondern verschafft Ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz. Fokussieren Sie sich und legen Sie sich auf ein Thema fest. So zeigen Sie deutlich, wodurch sich Ihre Veranstaltung von Mitbewerbern abhebt.

Zeitplan erstellen: von Prioritäten und Deadlines

Damit Sie keine wichtigen Deadlines versäumen, sollten Sie bei Ihrer Eventorganisation das Feld von hinten aufrollen. Das bedeutet, Sie überlegen zuerst, um was Sie sich alles konkret am Veranstaltungstag kümmern müssen. Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben und dazugehörigen Fristen. Diese können Sie im Laufe der Planungen um weitere Punkte ergänzen. Für einen besseren Überblick können Sie die Deadlines mit einer Zeitleiste, beispielsweise in Excel, visualisieren. Schließlich kommt es vor, dass viele Punkte parallel laufen oder ein To-do vom vorhergehenden abhängig ist.

Team aufstellen: Wer macht was?

Eine klare Aufgabenverteilung bei der Eventorganisation ist wichtig, vor allem bei umfangreichen Großveranstaltung. Stellen Sie ein Organisationsteam für das geplante auf die Beine. Stecken Sie einzelne Aufgabenbereiche ab (z. B. Technik, Marketing, Finanzen) und bestimmen Sie Projektverantwortliche sowie die Teammitglieder, die diesen zuarbeiten.

Budget und Sponsoren: Kosten ermitteln

Ein ganz entscheidender Punkt in Ihrer Eventorganisation ist der Kostenfaktor. Damit die Ausgaben während der Vorbereitung Ihren finanziellen Rahmen nicht sprengen, raten wir,  direkt zu Beginn das maximale Budget festzulegen. Versuchen Sie außerdem, den zu erwartenden Gewinn zu kalkulieren und Sparpotenziale aufzudecken. Holen Sie sich verschiedene Angebote von Catering, Technik und Co. ein und vergleichen Sie Leistung und Qualität der Lieferanten. Suchen Sie sich mittels intensiver Recherche passende Sponsoren, die Sie finanziell unterstützen können. Achten Sie bei der Auswahl der Partner darauf, dass sich die Kooperation mit Ihrer Veranstaltung für diese ebenfalls lohnt.

Detailplanung – damit alles stimmt

Wenn der Rahmen Ihrer Veranstaltung geklärt ist, können Sie sich an die Detailplanung machen. Diese reicht von der Auswahl der Speisen über die Aufstellung des Mobiliars bis hin zur Reihenfolge der Speaker und der korrekten Teilnehmerkalkulation. Auch wenn Firmen, Redner und Lieferanten bereits gebucht sind, müssen noch viele weitere Vorkehrungen für das Event getroffen werden. Insbesondere bei mehrtägigen Veranstaltungen wie Messen oder Konferenzen nimmt die Feinplanung noch einmal viel Zeit in Anspruch.

Vermarktung Ihrer Veranstaltung: Kommunikation und Marketing abstimmen

Im nächsten Schritt geht es darum, die Veranstaltung bekannt zu machen. Damit sich genügend Teilnehmer anmelden und den Termin im Kalender vormerken, sollten Sie frühzeitig Werbemaßnahmen ergreifen. Um möglichst viel Aufmerksamkeit für Ihr Event zu bekommen, sollten Sie alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten für die Vermarktung nutzen. Ganz egal, ob on- oder offline, Ihre Maßnahmen sollten sich an Ihrer Zielgruppe orientieren. Welche Medien nutzen die Zielgruppen? Auf welchen sozialen Plattformen ist Ihre Zielgruppe aktiv? An welchen Orten können Sie mögliche Teilnehmer erreichen?

Tragen Sie Ihr Event in passende Online-Eventkalender ein und nutzen Sie die Veranstaltungsfunktionen von Xing oder Facebook. Weisen Sie in der Signatur Ihrer E-Mails oder in einem separaten Newsletter auf die Veranstaltung hin. Lassen Sie Flyer und Broschüren drucken und hängen Sie Plakate auf. Für den Wiedererkennungswert sollten Sie ein einheitliches Corporate Design oder Key Visual verwenden, das sich in allen digitalen und gedruckten Werbemitteln wiederfindet. Denken Sie daran rechtzeitig Einladungen an Ihre Kontakte zu versenden. Kurzentschlossene können Sie mit einer Erinnerungsmail vor Ablauf der Anmeldungsfrist erreichen. Teilen Sie Ihre Freude und Begeisterung für das Event auf Ihren Social-Media-Kanälen und richten Sie einen Countdown ein, der jeden Tag eine neue Info bereit hält und etwa einen bekannten Keynote-Speaker ankündigt.

Auf der sicheren Seite: Rechtslage klären

Ein ebenfalls wichtiger Punkt in der Organisation ist die Klärung der Rechtslage. Dazu müssen Sie nicht nur gesetzliche Vorschriften zu Großveranstaltungen einhalten und Genehmigungen von Behörden einholen. Auch die Berücksichtigung der DSGVO fällt in diesen Bereich der Eventorganisation oder zum Beispiel die Übernahme von GEMA-Gebühren.

Häufige Fehler bei der Eventorganisation und wie Sie diese vermeiden

Für die Planung erfolgreicher Events braucht es Zeit, Erfahrung, Organisationstalent und vieles mehr. Hier kann schnell einmal der Blick fürs das Wesentliche verloren gehen. Kleine Fehler können am Veranstaltungstag sowie in der Finanzplanung schließlich ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Wir haben im Folgenden einige Fettnäpfchen ausfindig gemacht und zeigen Ihnen, wie Sie diese umgehen können.

Keine klare Zielsetzung

Eine gute Idee ist leider noch kein Garant für eine gelungene Veranstaltung. Überlegen Sie sich genau, warum und für wen Sie dieses Event auf die Beine stellen möchten. Welche Erwartungen und Ziele verknüpfen Sie mit der Veranstaltung? Betreiben Sie außerdem eine intensive Marktrecherche und Wettbewerbsanalyse. Zudem sollten Sie bei jedem Schritt Ihrer Eventorganisation das Interesse Ihrer Zielgruppe berücksichtigen.

Fehlendes Zeitmanagement

„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“. Diese Redewendung ist Ihnen sicherlich bekannt. Und sie gilt ganz besonders in der Eventplanung. Gerade bei Großveranstaltungen wie Kongressen oder Messen sollten Sie frühzeitig mit der Organisation beginnen. Wir empfehlen mindestens vier bis fünf Monate im Voraus (oder noch früher) zu starten. Wichtige Eckpfeiler Ihrer Planung wie Location oder Catering sollten einen Monat vor dem Stichtag abgeschlossen sein.

Erstellen Sie am besten Checklisten, die Ihnen dabei helfen, die Veranstaltung zu organisieren. So behalten Sie den Überblick Ihrer Eventorganisation. Um immer den aktuellen Planungsstand ablesen zu können, sollten Sie die Liste natürlich regelmäßig aktualisieren. Diese könnte wie folgt aussehen:

Falsche Prioritäten

Verschiedene Layouts für Broschüren auszutesten macht sicherlich Spaß, keine Frage. Allerdings verleitet es auch dazu, Zeit zu vertrödeln, die Sie eigentlich in relevantere Aufgaben investieren sollten. Legen Sie von Anfang an Prioritäten bei den einzelnen Teilbereichen Ihrer Eventorganisation fest. Delegieren Sie Projekte und geben Sie ruhig auch mal Arbeit ab. Natürlich können Sie auch eine Eventagentur mit der Umsetzung un Organisation beauftragen; diese haben meist gute Kontakte zu den verschiedenen Dienstleistern.

Versuchen Sie außerdem, nicht alles auf einmal anzugehen, sondern arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch Ihr Veranstaltungskonzept. Halten Sie sich an die Vorgaben darin und treffen Sie keine überstürzten Entscheidungen, zum Beispiel bei der Wahl der perfekten Location. Schaffen Sie außerdem eine gute Verhandlungsbasis mit Verkäufern und Dienstleistern. Nennen Sie bei diesen einen Betrag, der circa fünf bis zehn Prozent unter dem festgelegten Budget liegt und deuten Sie an, welche Kosten in Ihren Augen zu hoch angesetzt sind.

Fehlende Alternativen

Pannen am Veranstaltungstag können immer passieren. Gerade bei unvorhergesehen Ereignissen wie einem plötzlichen Wetterumschwung. Wichtig ist, dass die Teilnehmer nichts davon mitbekommen und das Event wie geplant stattfinden kann. Daher sollten Sie im Zuge Ihrer Eventorganisation stets einen Plan B in der Tasche haben. Denn so lassen sich einige Probleme effizienter lösen. Krisenmanagement lautet hier das Zauberwort!

Vor allem bei kurzfristigen Absagen durch Partner, Lieferanten oder Speaker ist schnelles und lösungsorientiertes Handeln gefragt. Wer sich bereits im Vorfeld zum Beispiel Gedanken um einen Ersatz-Catering-Service gemacht hat, ist klar im Vorteil. Ein alternatives Essen wird Ihren Gästen weniger auffallen, als wenn die Verpflegung komplett ins Wasser fällt. Apropos Wasser: Speziell für Outdoor-Events sollten Sie sich eine Alternative überlegen, damit Ihr Event auch bei Regen stattfinden kann. Je nach Art der Veranstaltung bietet sich ein Locationwechsel, zusätzliche Pavillons oder auch die Ausgabe von Regenponchos und Schirmen an.

5 Tipps für einen gelungenen Veranstaltungstag

Nach Monaten und Wochen der Vorbereitung ist es endlich soweit: Der Tag X ist da und Ihre Veranstaltung findet statt. Jetzt muss alles klappen. Doch worauf kommt es am Tag des Events genau an? Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird, sollten Sie noch einmal die folgenden Punkte überprüfen:

#1: Branding und Wiedererkennung

Individuell bedruckte Werbematerialien sind in Ihrer Eventorganisation nicht nur beim Marketing wichtig. Lassen Sie Fahnen oder Plakate drucken und setzen Sie so Ihre Sponsoren und das eigene Unternehmen in Szene. Sie können auf diesem Weg zudem noch einmal über den Tagesablauf informieren.

Mit Wegweisern und Eingangsschildern stellen Sie sicher, dass der Ort des Geschehens gut und schnell gefunden wird. Denken Sie daran, die Parkplätzen auszuschildern sowie Hinweise zu Garderobe und den Toiletten aufzuhängen. Wenn das Event in mehreren Räumen (z. B. verschiedene Vorträge) stattfindet, empfehlen wir den Lageplan sichtbar aufzuhängen und in die Infoflyer einzudrucken.

#2: Personal und Aufgabenverteilung

Die Kommunikation zwischen Ihrem Team und den Mitarbeitern anderer Dienstleistungsfirmen wird bei Events großgeschrieben. Egal ob es sich um das Personal vom Catering oder von der Sicherheitsfirma handelt – an klaren Anweisungen und Aufgabenzuteilungen sollte es nicht mangeln. Das erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für einen problemfreien Ablauf der Veranstaltung.

Nicht zu unterschätzen ist ein einheitliches und gut erkennbares Outfit der Serviceleute. So wissen die Teilnehmer sofort, an wen sie sich wenden können. Auch die Organisatoren können sich optisch hervorheben, beispielsweise mit bunten Namensschildern. Alles zum Thema Arbeitsschutz wie Schichtwechsel oder Dokumentation der Arbeitszeiten fällt ebenfalls in diesen Bereich und sollte bei Ihrer Eventorganisation berücksichtigt werden.

#3: Sicherheitsvorkehrungen

Wenn es um das Sicherheitskonzept für Veranstaltungen geht, so sind die Anforderungen hoch. Wichtig ist es, ein vernünftiges und rechtskonformes Maß an Sicherheit zu finden. Ein gewisses Restrisiko bleibt zwar immer bestehen, jedoch kann man dieses mit entsprechenden Vorkehrungen reduzieren. Wir empfehlen auch eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abzuschließen, damit es im Fall der Fälle nicht zum finanziellen Supergau kommt.

Halten Sie die relevanten Regelwerke und Vorschriften zur Veranstaltungssicherheit ein (z. B. Versammlungsstättenverordnung VStättV). Erstellen Sie eine Liste mit Verantwortlichen. Achten Sie darauf, dass Sie über geschultes Personal und Evakuierungshelfer verfügen und diese gut erkennbar sind. Denken Sie auch an Ersthelfer. Weitere Faktoren, die Sie beim Thema Sicherheit in Ihrer Eventorganisation bedenken müssen, sind unter anderem:

• • • Maximale Teilnehmer-/Besucherzahl
    • Einlass- und Taschenkontrolle
    • Rettungswegeplan und Notbeleuchtung
    • Verkehrsführung und Absperrungen
    • ggf. Jugendschutzmaßnahmen
    • Brandschutz
    • Notstromversorgung
    • Krisenkommunikation
    • Sicherheitstraining des Personals

#4: Werbegeschenke für den nachhaltigen Werbeeffekt

Geben Sie Ihren Teilnehmern etwas in die Hand, dass sie bei der Veranstaltung begleitet und sie später an den schönen Tag erinnert. Stellen Sie im Vorfeld Goodie-Bags mit nützlichen Give-Aways zusammen. Gebrandete Blöcke, Stifte oder Traubenzucker mit Logo gehen immer. Oder punkten Sie mit witzigen Postkarten, USB-Sticks, Schlüsselanhängern oder bedruckten Mehrwegbechern bei Ihren Gästen. Setzen Sie bei der Auswahl der richtigen Streuartikel auf Gegenstände, die man im Alltag gut gebrauchen kann.

Bieten Sie den Teilnehmern an, die Präsentationen der Vorträge zur Verfügung zu stellen. So bleiben Sie auch nach dem Event noch im Gedächtnis und helfen den Besuchern dabei, die Veranstaltung Revue passieren zu lassen.

#5: Persönliches Fazit und Feedback der Teilnehmer

Rufen Sie sich außerdem den Ablauf Ihres Events in Erinnerung. Lernen Sie aus den Erfahrungen, die Sie während der Planung sowie am Veranstaltungstag gemacht haben und notieren Sie sich, wo noch Verbesserungspotenzial besteht. Setzen Sie Feedbackbögen ein, um sich auch das Feedback von Partnern und Teilnehmern einzuholen und lassen Sie diese Rückmeldungen in Ihre Auswertung einfließen. Wenn Sie offen für Vorschläge und Tipps sind, können Sie so Ihre Eventorganisation stetig optimieren. Denn mit den Erfahrungen aus einer Veranstaltung können Sie die Eventorganisation beim nächsten Mal noch effizienter angehen.