Unternehmen entscheiden sich aus den unterschiedlichsten Gründen für eine eigene Mitarbeiterzeitung. Häufig stehen jedoch Bedenken und Fragen am Anfang. Will man diesen „Aufwand“ überhaupt betreiben? Lohnt sich das überhaupt? Kommt man zum Schluss, dass es einen Versuch wert ist, folgen weitere Erörterungen: Reicht das PDF zum Versenden über E-Mail oder soll die Mitarbeiterzeitung in gedruckter Form erscheinen? Wie häufig soll sie erscheinen und wer soll sich um ihr Erscheinen kümmern? Unternehmen müssen hier tatsächlich abwägen, was sinnvoll ist.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass Firmen ab einer bestimmten Größe nicht mehr auf ein eigenes Medium für interne Kommunikation verzichten können, Konzepte wie ein eigenes Intranet oder eine App machen jedoch erst ab einer bestimmten Größe Sinn, speziell wenn das Medium der aktiven Interaktion dienen soll.
Die Mitarbeiterzeitung als Broschüre in gedruckter Form ist speziell für Unternehmen in einer Größenordnung von 400 bis etwa 2.000 Mitarbeiter eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter sowie externe Multiplikatoren über Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu informieren.
So macht es Onlineprinters
Einmal im Quartal erscheint die Mitarbeiterzeitung für die 750-köpfige Onlineprinters-Belegschaft. Aus einer 12-seitigen Broschüre hat sich im Laufe von knapp sechs Jahren ein Magazin mit bis zu doppelter Länge entwickelt. Mittlerweile haben sich Titel und Layout bereits mehrfach verändert. Die Themenauswahl jedoch folgt nach wie vor redaktionellen Prinzipien. Neben der Aktualität legt die Redaktion viel Wert auf Abwechslung und der anschaulichen Bereitstellung relevanter Informationen. Es gibt zwar kein statisches Konzept, jedoch einen redaktionellen Rahmen in Form von immer wiederkehrenden Rubriken. Das Editorial der drei Geschäftsführer sowie „Neues von Onlineprinters“, Abteilungsvorstellungen, die „Betriebsratsecke“ oder das Gewinnspiel gehören zum festen Kanon, in dem sich aktuelle Themen und Veränderungen gut abbilden lassen.
Die Redaktion der Mitarbeiterzeitung ist in der PR-Abteilung angesiedelt. Hier laufen die Fäden für alle kommunikativen Maßnahmen der internen und externen Unternehmenskommunikation zusammen. Die Themenauswahl erfolgt unter Einbeziehung der Fachabteilungen in einer Redaktionssitzung. Wichtig ist die Aktualität der Themen und ein hoher Neuigkeitswert der Informationen. Verfasst und für eine heterogene Leserschaft aufbereitet werden die Inhalte fast ausschließlich von den redaktionell geschulten Mitarbeitern der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
Mitarbeiterzeitung bekommt neues Layout
In der Manöverkritik, die zeitnah nach dem Erscheinen jeder neuen Ausgabe stattfindet und zugleich auch als Redaktionssitzung dient, stand regelmäßig das Layout im Kreuzfeuer. „Sehr bunt“, lautete zuletzt ein Urteil. In Abstimmung mit der Redaktionsleitung entwickelte das Grafikteam daraufhin Entwürfe für ein neues Layout. Das Ergebnis war eine Mitarbeiterzeitung im Magazin-Stil, das mit neuer Bildsprache, größeren Bildern, mehr Weißraum, kürzeren Texten und Flattersatz auch die Geschäftsführung überzeugte.
Nun passte jedoch der bisherige Titel „OnlineprintersNews“, den die Mitarbeiterzeitung seit der sechsten Ausgabe trug und der eher an eine Zeitung mit tagesaktuellem Charakter denken lässt, nicht mehr zum neuen Layout. Daher entschied man sich für die Umbenennung in „OPMagazin“.
Die erste Ausgabe im neuen Look erschien im März 2019. Bei dieser Ausgabe erfolgte erstmals auch eine Veredelung des Covers. Hintergrund war, dass es sich dabei um eine Ausgabe zum 15. Geburtstag des Unternehmens und damit um eine Jubiläumsausgabe handelte. Die Wahl fiel auf die partielle Veredelung mit UV-Lack in matter Optik, weil dies gut zum Titelmotiv passte.
Tipps und Grundlagen zu Cover-Gestaltung finden Sie auch in unserem Artikel „Cover-Design: 10+ Tipps für die Gestaltung von Broschüre, Magazin und Buch“.
Die Mitarbeiterzeitung als Brückenbauer
Auf dem Weg von der klassischen Druckerei zum E-Commerce-Unternehmen, musste die Mitarbeiterzeitung von Onlineprinters bereits mehrmals integrativ wirken. Ursprünglich startete die Mitarbeiterzeitung unter dem Titel „MeyPrint“, einer Kombination aus den beiden Unternehmensnamen von Druckerei und Verlag E. Meyer GmbH und Onlineprinters. Als die erste Ausgabe der Mitarbeiterzeitung erschien, war das Unternehmen der Startup-Phase zwar längst entwachsen, es war jedoch ein Amalgam aus zwei Belegschaften. Die eine identifizierte sich stärker mit dem ursprünglichen Betrieb, einer klassischen Akzidenzdruckerei, die andere mehr mit dem E-Commerce-getriebenen Unternehmen Onlineprinters, das aus dem Onlineengagement von Firmengründer Walter Meyer mit der Deutschen Domain www.onlineprinters.de hervorgegangen war. Der Titel signalisierte: „Wir sind ein Unternehmen und arbeiten zusammen, um gemeinsam erfolgreich zu sein.“ Hinzu kam, dass die Belegschaft mittlerweile auf über 400 Mitarbeiter angewachsen war und damit eine Größe erreicht hatte, bei der es schwierig war, sicherzustellen, dass jede Information alle erreicht.
Internationale Tochterunternehmen in der Mitarbeiterzeitung
Auch in der neuesten Geschichte des Unternehmens, war die integrative Wirkung der Mitarbeiterzeitung aufs Neue gefragt: In den Jahren 2016 und 2017 kaufte Onlineprinters zwei Gesellschaften, das englische Onlinedruck-Unternehmen Solopress sowie den Dänischen Onlinedruck-Marktführer LaserTryk mit Sitz in Dänemark und einem weiteren Produktionsstandort in Polen. Um einen Beitrag zur Integration der Belegschaften zu leisten und als Zeichen der Wertschätzung für die Leistung der anderen, wurde beide Male eine Sonderausgabe der Mitarbeiterzeitung herausgegeben. Diese Ausgaben erschienen in der jeweiligen Landessprache, teilweise mit unterschiedlichen Inhalten. Bis heute enthalten die deutschen Mitarbeiterzeitungen die Rubrik „Neues aus den Tochterunternehmen“.
Was interessiert die Leser einer Mitarbeiterzeitung?
„Welche Themen kommen am besten an, welche Inhalte interessieren unsere Leser?“ Diese Frage stellt sich auch die Redaktion der Mitarbeiterzeitung von Onlineprinters. In jeder Ausgabe wurde um Rückmeldung gebeten, allerdings ohne große Resonanz. Um mehr Licht ins Dunkel zu bringen, wurde eine Onlineumfrage aufgesetzt und diese mit dem Gewinnspiel gekoppelt. Auf diese Weise wurden die Mitarbeiter an den beiden deutschen Standorten von Dezember 2018 bis Februar 2019 zur Qualität der Mitarbeiterzeitung befragt.
Immerhin 20 Prozent der Belegschaft beteiligte sich daran. Die Resonanz war durchweg positiv. Die Mitarbeiterzeitung erhielt für die redaktionelle und grafische Qualität eine durchschnittliche Gesamtbewertung von 8,3 von maximal 10 möglichen Punkten.
Besonderes Interesse wurde an den Rubriken „Neuigkeiten von Onlineprinters“, „Personalnews“ und an den Abteilungsvorstellungen gezeigt. Auch „Neues aus den Tochterunternehmen“ und das Gewinnspiel, das in jeder Ausgabe der Mitarbeiterzeitung enthalten ist, sind sehr beliebt. Als einzige Rubrik, obwohl nicht explizit danach gefragt wurde, nannten die Mitarbeiter aktiv die Reihe „Rezepte aus aller Welt“, die allerdings nur unregelmäßig im Heft enthalten ist.
Printform und Postweg auf dem Prüfstand
Ist eine gedruckte Mitarbeiterzeitung heute noch zeitgemäß und der Versand per Post nicht durch die interne Hauspost zu ersetzen? Und: Dürfen solche Fragen in einem Unternehmen, das Drucksachen produziert, überhaupt gestellt werden? Natürlich! Vor allem, weil sie natürlich tatsächlich gestellt werden! Ebenso wie die Kunden von Onlineprinters ist auch das Unternehmen von der Wirkung von Printmedien überzeugt.
In Printform ist die Mitarbeiterzeitung zu Hause schnell bei der Hand und kann von jedem gelesen werden, ohne dass ein weiteres Medium dazwischengeschaltet werden muss.
Onlineprinters verschickt die Mitarbeiterzeitung seit der ersten Ausgabe an die Mitarbeiter nach Hause. Dies hat verschiedene Vorteile:
- Die Mitarbeiterzeitung kann zu Hause in Ruhe gelesen werden, sie erreicht auch jene Mitarbeiter, die in Elternzeit oder krank sind oder sich im Ruhestand befinden.
- Die Mitarbeiter können die Zeitung lesen, wenn sie Feierabend haben oder am Wochenende.
- Selbst Familienangehörige können mitlesen, wenn die Mitarbeiterzeitung im heimischen Postkasten landet.
Dass dies auch tatsächlich so ist, hat die jüngste Umfrage ergeben, aus der hervorging, dass immerhin bei der Hälfte der Umfrageteilnehmer die Partner, Kinder oder Freunde einen Blick in die neueste Ausgabe werfen.
Mitarbeiterzeitung als Teil des Corporate Publishing
Natürlich steht in allererster Linie die Belegschaft als Lesergruppe im Fokus einer Mitarbeiterzeitung. Auch bei Onlineprinters ist dies so. Doch die Mitarbeiterzeitung erreicht einen viel größeren Leserkreis. So können Exemplare jeder Ausgabe an einen breiteren Verteiler, bestehend aus Multiplikatoren aus Politik und Wirtschaft, versendet werden. Bei Onlineprinters nutzt auch die Personalabteilung die aktuellen Ausgaben, um Bewerber oder Interessenten auf Jobmessen zu informieren.
Fazit und Ausblick
Mitarbeiterzeitungen haben in erster Linie zwar informative Aufgaben. Ihre Wirkung geht jedoch viel weiter, dann nämlich, wenn Unternehmen sich verändern. In solchen Phasen können etablierte Mitarbeiterzeitungen besonders in ihrer gedruckten Form auch integrative Kraft entfalten. Darüber hinaus unterstützen Gesten wie der Postversand die Akzeptanz des Mediums in der Belegschaft.
Welche Erfahrungen haben Sie mit der Mitarbeiterzeitung gemacht? Wir sind gespannt darauf mehr darüber zu erfahren und stehen für Austausch über verschiedene Konzepte gerne zur Verfügung.
